Trả lời nhanh: OCR hoá đơn là dùng nhận dạng chữ để lấy các mục trên hoá đơn, như số hoá đơn, ngày, tên người bán, tiền hàng, tiền thuế và tổng tiền, từ bản giấy hoặc file ảnh sang dạng máy đọc được. Nó không thay hoá đơn điện tử. Hoá đơn đã là dữ liệu thì không cần OCR. Với hoá đơn giấy hoặc PDF scan, OCR chỉ đáng dùng khi có bước đối chiếu, vì đọc sai một số tiền vẫn là sai.
Điểm chính
- OCR hoá đơn là một việc cụ thể của nhận dạng chữ, không phải bản thân nghiệp vụ kế toán.
- Hoá đơn điện tử nhận từ nhà cung cấp dưới dạng dữ liệu thì nhập bằng kết nối hoặc file chuẩn, không đưa qua OCR.
- [object Object]
- Máy đọc xong, người hoặc quy tắc phải đối chiếu tổng tiền và thuế trước khi vào sổ.
- Ảnh mờ, hoá đơn nhàu, dấu đỏ đè chữ là lý do sai phổ biến. Không có ảnh tốt thì không có số liệu tốt.
Mục lục
OCR hoá đơn là gì?
OCR hoá đơn là việc dùng nhận dạng ký tự để đọc các mục trên hoá đơn từ ảnh hoặc bản scan, rồi đưa thành trường dữ liệu: số, ngày, người bán, tiền trước thuế, tiền thuế, tổng tiền. Kế toán dùng các trường đó để ghi nhận chi phí hoặc hàng mua, thay vì gõ lại từng dòng.
Đây là một ứng dụng của OCR, không phải một loại hoá đơn. Hoá đơn vẫn là chứng từ. OCR chỉ là cách chuyển chữ in trên chứng từ giấy hoặc PDF ảnh sang máy. Nếu đọc sai mà không ai nhìn lại, sổ sách sai theo.
Nhiều đội gọi mọi cách "kéo hoá đơn vào phần mềm" là OCR. Cách gọi đó gây nhầm. Hoá đơn điện tử đã có dữ liệu thì đường đúng là nhận file hoặc kết nối, không phải chụp màn hình rồi nhờ máy đọc lại chữ trên màn hình.
Khi nào dùng, khi nào không?
| Tình huống | Cách làm | Có cần OCR không |
|---|---|---|
| Nhà cung cấp gửi hoá đơn điện tử đúng chuẩn | Nhận dữ liệu, kiểm tra và hạch toán | Không |
| Chỉ còn bản giấy, ảnh chụp, hoặc PDF scan | Đọc các mục rồi đối chiếu | Có, nếu lượng đủ lớn để đáng đầu tư |
| PDF có chữ thật, copy được | Lấy chữ trực tiếp từ file | Không cần nhận dạng ảnh |
| Hoá đơn viết tay, mực nhoè, dấu đè số tiền | Đọc bằng người, hoặc từ chối chứng từ | OCR dễ sai ở đúng chỗ quan trọng |
Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC là khung hoá đơn, chứng từ mà doanh nghiệp đang đối chiếu. Trước khi thiết kế mục nào phải lấy từ hoá đơn, cần xem văn bản còn hiệu lực có đòi trường nào, và phần mềm kế toán đang hạch toán theo trường nào. OCR không làm chứng từ trở thành hợp lệ. Chứng từ không đủ nội dung thì đọc máy cũng không vá được.
Những mục đáng lấy
Không cần đọc mọi chữ trên tờ giấy nếu nghiệp vụ chỉ cần vài mục. Danh sách nên chốt với kế toán trước khi chọn phần mềm:
- Ký hiệu và số hoá đơn, ngày lập.
- Tên, mã số thuế người bán.
- Tiền chưa thuế, tiền thuế, thuế suất, tổng thanh toán.
- Từng dòng hàng, nếu kho cần đối chiếu số lượng. Nếu chỉ ghi nhận một khoản chi phí gộp, đọc từng dòng là tốn mà không dùng.
IDP khác OCR ở chỗ nó không chỉ nhận ra chữ, mà gán chữ vào đúng mục dù mẫu hoá đơn của mỗi nhà cung cấp một kiểu. Với vài chục hoá đơn một tháng, gõ có kiểm theo quy trình nhập liệu thường rẻ hơn mua một hệ đọc. Với hàng trăm tờ một tháng, từ nhiều mẫu, IDP hoặc OCR có mẫu mới bắt đầu đáng.
Vì sao số tiền hay bị đọc sai?
- Ảnh thiếu sáng, bóng đèn đè lên dòng tổng, hoặc góc tờ bị cắt.
- Dấu mộc đè đúng dòng tiền thuế.
- Chữ in nhỏ, phông lạ, hoặc bảng có nhiều cột nằm sát nhau nên máy ghép nhầm cột.
- Phân cách hàng nghìn viết bằng dấu chấm hoặc dấu phẩy không thống nhất, máy hiểu 1.250 thành 1,25.
- Một hoá đơn nhiều trang, máy chỉ đọc trang đầu.
Quy tắc đối chiếu đơn giản mà nên có trước khi vào sổ: tiền chưa thuế cộng tiền thuế phải bằng tổng, trong một dung sai làm tròn. Lệch thì đưa cho người xem, không tự sửa im. Một số phần mềm còn so mã số thuế với danh sách nhà cung cấp đã có. Không có trong danh sách thì dừng, vì có thể đọc nhầm mã hoặc là nhà cung cấp mới cần tạo.
Ví dụ minh hoạ. Cửa hàng nhận 40 hoá đơn giấy mỗi ngày từ các quầy thu mua. Trước đây một người gõ đến tối. Sau khi chụp bằng điện thoại trên nền tối, máy đọc sai dày đặc vì bóng và góc nghiêng. Họ đổi sang một khay scan cùng kiểu, máy đọc tổng và thuế, người chỉ mở những tờ bị lệch cộng. Thời gian giảm vì người không còn gõ tờ nào đúng sẵn, không phải vì máy chưa bao giờ sai.
Việc kế toán vẫn phải giữ
OCR không quyết định tài khoản nợ, tài khoản có. Nó không biết khoản này là chi phí hay phải phân bổ, có được khấu trừ thuế hay không. Người hạch toán, hoặc quy tắc đã được kế toán trưởng duyệt, mới quyết việc đó. Đưa thẳng mọi dòng máy đọc vào ERP mà không có cổng kiểm là cách nhân một lỗi đọc thành một bút toán.
Nên lưu ảnh gốc cạnh bản đã đọc. Khi cơ quan hoặc kiểm toán hỏi, ảnh là thứ để đối. Bản chữ đã sửa tay cũng nên còn dấu: ai sửa mục nào, sửa từ số nào. Không có dấu thì lần sau không biết máy sai hay người sửa sai.
Lưu ý: chụp hoá đơn bằng ứng dụng chat rồi đọc trong nhóm chat làm chứng từ nằm ngoài sổ, khó tìm lại. Ảnh nên vào một nơi gắn với phiếu chi hoặc phiếu nhập, không nằm rải trong điện thoại của nhiều người.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn điện tử có cần OCR không?
Không, nếu đã nhận được dữ liệu của hoá đơn. OCR là cho bản chỉ còn hình. Chụp hoá đơn điện tử trên màn hình để OCR là đi đường vòng và dễ sai hơn nhận file gốc.
OCR hoá đơn có thay người kế toán không?
Không. Nó bớt gõ các mục lặp. Việc hoá đơn này có được ghi, ghi vào đâu, thuế xử lý thế nào vẫn là việc của người phụ trách kế toán. Máy đánh dấu tờ nào cần xem, người xem tờ đó.
Độ chính xác bao nhiêu thì dùng được?
Không có một tỷ lệ chung. Với tiền, một lỗi trên dòng tổng đã là một chứng từ sai. Hãy đo trên chính tập hoá đơn của mình: bao nhiêu tờ phải sửa tổng, bao nhiêu tờ phải gõ lại hoàn toàn. Nếu hầu hết tờ đều phải gõ lại, ảnh đầu vào hoặc mẫu hoá đơn chưa hợp để giao cho máy.
Hoá đơn viết tay thì sao?
Máy đọc chữ in ổn định hơn chữ viết tay. Hoá đơn viết tay, số tiền viết bằng chữ và bằng số không khớp, hoặc giấy nhàu đến mất mục, nên để người đọc và ghi lý do, hoặc yêu cầu chứng từ khác theo quy định. Ép OCR ở đây tốn thời gian sửa hơn là gõ một lần cho đúng.
Có nên tự sửa ảnh cho nét trước khi đọc không?
Chụp hoặc scan đúng từ đầu vẫn hơn. Tăng tương phản quá đà có thể làm mất dấu chấm, và số tiền đổi nghĩa. Một cách chụp thống nhất, đủ sáng, tờ phẳng, cho kết quả đều hơn một loạt bộ lọc khác nhau.
Dữ liệu hoá đơn đọc xong để ở đâu?
Cạnh chứng từ trong phần mềm kế toán hoặc một kho có phân quyền, không gửi file tổng hợp qua hộp thư chung. Hoá đơn có mã số thuế và đôi khi có thông tin người mua. Ai được xem, xem bao lâu, nên viết trong quy ước lưu trữ của công ty.