Trả lời nhanh: Shared service center (trung tâm dịch vụ dùng chung) là một bộ phận thuộc cùng tập đoàn, làm các việc lặp như kế toán, lương, mua hàng hoặc hỗ trợ công nghệ cho nhiều công ty con hoặc nhiều phòng ban. Khác với BPO, việc không giao cho một công ty bên ngoài. Người làm vẫn là nhân sự của tập đoàn. Mô hình này chỉ đáng khi có đủ lượng việc lặp và các đơn vị chịu dùng chung một cách làm.
Điểm chính
- Shared service center gom việc giao dịch đã có quy tắc, không gom việc ra quyết định của từng đơn vị.
- Nó thuộc tập đoàn. BPO là thuê một nhà cung cấp bên ngoài làm việc đó.
- Lợi ích đến từ một quy trình, một biểu mẫu, một đội biết việc, thay vì mỗi công ty con một kiểu.
- Nếu các đơn vị không chịu chuẩn hoá, trung tâm chỉ thành thêm một lớp chuyển giấy.
- Nên bắt đầu từ một việc đếm được, như phiếu chi hoặc bảng lương, rồi mới mở rộng.
Mục lục
Shared service center là gì?
Shared service center là một bộ phận dùng chung trong một tổ chức nhiều đơn vị. Các việc lặp, có quy tắc, được chuyển từ từng công ty con hoặc từng phòng về một chỗ để làm theo cùng một cách. Việc thường gặp là ghi nhận hoá đơn, thanh toán, tính lương, tuyển dụng hành chính, và hỗ trợ tài khoản phần mềm.
Người làm việc ở trung tâm là nhân sự của tập đoàn, hoặc của một công ty trong tập đoàn được giao vai trò đó. Họ không phải nhà thầu. Đơn vị sử dụng dịch vụ vẫn là các công ty con: họ gửi yêu cầu, nhận kết quả, và vẫn chịu trách nhiệm với nghiệp vụ của mình.
Mô hình này khác với để mỗi đơn vị tự nuôi một nhóm nhỏ làm cùng những việc ấy. Tự làm thì sát việc, nhưng mỗi nơi một biểu mẫu, một cách tính, và khó nhìn tổng. Gom lại thì thấy số liệu cùng kiểu, nhưng chỉ khi các nơi chấp nhận bỏ bớt cách riêng.
Khác BPO và khác từng đơn vị tự làm
| Mỗi đơn vị tự làm | Shared service center | BPO | |
|---|---|---|---|
| Ai làm | Nhân sự của chính đơn vị | Nhân sự của tập đoàn, gom một chỗ | Công ty bên ngoài |
| Quy trình | Mỗi nơi một kiểu | Một kiểu cho các việc đã chuyển | Theo hợp đồng với nhà cung cấp |
| Quyết định nghiệp vụ | Tại đơn vị | Vẫn tại đơn vị | Vẫn tại doanh nghiệp thuê |
| Khi muốn đổi cách làm | Sửa nội bộ đơn vị | Sửa một nơi, các đơn vị cùng chịu | Sửa qua phụ lục hợp đồng |
| Hợp lúc | Ít đơn vị, việc chưa lặp | Nhiều đơn vị, việc lặp, muốn giữ trong nhà | Chưa đủ quy mô để nuôi một đội, hoặc muốn biến đổi chi phí |
BPO là thuê ngoài. Shared service center là dùng chung nội bộ. Một tập đoàn có thể có trung tâm của mình và vẫn thuê BPO cho một mảng chưa muốn nuôi, ví dụ hỗ trợ ngoài giờ. Outsourcing là tên gọi rộng của việc thuê ngoài đó, không phân biệt mảng nào.
KPO thì khác hơn nữa: giao cả phần phân tích. Trung tâm dịch vụ dùng chung thường dừng ở việc giao dịch đã có quy tắc, không nhận việc "quyết định giúp" cho giám đốc công ty con.
Khi nào gom thì có ích?
Có ích khi cùng một việc đang được làm ở nhiều nơi, lượng đủ lớn để một đội chuyên làm nhanh hơn nhiều người kiêm nhiệm, và lãnh đạo các đơn vị chịu dùng chung biểu mẫu. Ví dụ mười công ty con, mỗi nơi một người kiêm tính lương, mỗi người một file. Gom về một nhóm biết một phần mềm lương, với thang lương từng công ty đã được ban hành, thì bớt sai và bớt phụ thuộc vào một người duy nhất ở mỗi nơi.
Chưa đáng gom khi chỉ có hai đơn vị, việc mỗi tháng vài phiếu, hoặc mỗi nơi đang đổi quy chế liên tục. Trung tâm không có quy tắc ổn định để làm đúng. Lúc đó nên chốt quy tắc trước, chuyển việc sau.
Cũng chưa đáng nếu mục tiêu là "kéo việc về cho có trung tâm" mà không bỏ được bước kiểm tại đơn vị. Việc chạy hai vòng, một ở nơi cũ và một ở trung tâm, thì chậm hơn trước.
Việc dễ hỏng
- Không có một chủ sở hữu quy trình. Mỗi công ty con sửa một cột trên biểu mẫu. Trung tâm nhận mười biến thể và không còn chuẩn để mà chuẩn.
- Đơn vị mất cảm giác được phục vụ. Phiếu gửi đi không biết bao giờ xong, không biết hỏi ai. Họ lập lại tổ nhỏ bên cạnh, và trung tâm chỉ còn trên sơ đồ.
- Gom cả việc ra quyết định. Trung tâm tự duyệt chi hoặc tự chọn ứng viên. Thẩm quyền bị lệch khỏi nơi chịu trách nhiệm.
- Phần mềm không chung. Mỗi đơn vị một hệ, trung tâm xuất nhập file mỗi ngày. Công gom việc biến thành công chuyển file. Một ERP hoặc một cách mã hoá dùng chung cần được tính trong dự án, không phải việc để sau.
- Nhân sự trung tâm không được xem là việc chuyên môn. Họ chỉ bị giao phần việc người khác không muốn làm, không có đường thành thạo, rồi nghỉ. Chất lượng quay lại điểm xuất phát.
Ví dụ minh hoạ. Tập đoàn có sáu công ty con, mỗi nơi tự giữ file công và nhờ kế toán trưởng tính lương. Khi lập trung tâm, họ chuyển việc tính, nhưng duyệt bảng lương vẫn là giám đốc từng công ty, vì hợp đồng lao động đứng tên công ty đó. Tháng đầu, hai công ty chưa chịu bỏ phụ cấp không có trong quy chế. Trung tâm trả bảng kèm danh sách khoản chưa có căn cứ, không tự thêm. Sau khi hai nơi ban hành hoặc bỏ khoản đó, kỳ sau chạy một quy tắc. Nếu trung tâm tự "linh hoạt" cho từng nơi, sáu file cũ sống lại dưới một tên mới.
Theo Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, người sử dụng lao động là bên giao kết hợp đồng với người lao động. Trung tâm tính lương không trở thành người sử dụng lao động của nhân viên công ty con chỉ vì họ bấm số. Quyết định lương, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng vẫn ở công ty đứng tên trên hợp đồng.
Nên chuyển những gì trước?
- Chọn một việc đếm được số lượng và số lỗi, như số phiếu chi hoặc số bảng lương mỗi tháng.
- Viết cách làm hiện tại của từng đơn vị trên một trang. Chỗ nào khác nhau mà không có lý do pháp lý thì chọn một cách.
- Chốt hạn xử lý và người nhận khiếu nại ở cả hai phía.
- Chạy song song một kỳ với một hoặc hai đơn vị, so kết quả với cách cũ.
- Tắt cách cũ khi số lệch đã được giải thích. Rồi mới nhận đơn vị tiếp theo.
- Đo sau ba kỳ: thời gian xử lý, số lỗi phải làm lại, số việc đơn vị vẫn tự làm ngoài trung tâm.
Lưu ý: nếu sau ba kỳ các đơn vị vẫn giữ người làm đúng việc đã "chuyển", thì việc chưa được chuyển. Báo cáo biên chế của trung tâm lúc đó không phản ánh tiết kiệm.
Câu hỏi thường gặp
Shared service center có phải là thuê ngoài không?
Không. Người làm thuộc tổ chức. Thuê một công ty khác làm cùng việc đó mới là BPO. Một số tập đoàn lập một công ty con để đứng tên trung tâm. Đó vẫn là nội bộ nếu công ty con thuộc tập đoàn, nhưng hợp đồng giữa các bên và cách ghi nhận chi phí cần kế toán xem riêng.
Công ty nhỏ có cần mô hình này không?
Thường là không. Cần nhiều đơn vị đang làm trùng một việc. Một công ty một trụ sở thì đó chỉ là phân công trong phòng, không cần gọi là trung tâm dịch vụ dùng chung.
Gom về một nơi có làm chậm quyết định không?
Chậm nếu trung tâm phải chờ duyệt những việc lẽ ra đơn vị tự quyết, hoặc nếu phiếu không có hạn. Nhanh nếu việc lặp được làm bởi người làm việc đó mỗi ngày, với một cách làm. Quyết định chi và quyết định người vẫn nên ở đơn vị, trung tâm chỉ chuẩn bị số cho đúng hạn.
Có nên đặt trung tâm ở tỉnh khác không?
Có thể, nếu muốn tập trung người làm việc ấy và mặt bằng phù hợp. Khoảng cách không sao khi việc đã thành phiếu rõ. Khoảng cách có sao khi quy trình còn phải giải thích miệng mỗi ngày. Đừng chuyển địa điểm trước khi chuyển được cách làm.
Trung tâm và ERP cái nào trước?
Nếu chưa có một phần mềm và một mã dùng chung, trung tâm sẽ làm việc trên nhiều file. Nên biết hệ nào là nơi ghi số chính trước khi kéo người về một chỗ. Không nhất thiết mua ERP mới toàn tập đoàn chỉ để gom một việc. Có thể bắt đầu bằng một quy trình trên hệ đang có, với biểu mẫu đã khoá.
Đo tiết kiệm bằng cách nào?
So số người đang làm việc đó trước và sau, cộng thời gian các đơn vị vẫn phải kiểm. Trừ đi thì mới thấy phần thực sự bỏ được. Chỉ đếm biên chế mới của trung tâm mà quên người còn lại ở đơn vị thì sẽ thấy tốn hơn, hoặc thấy tiết kiệm giả.