1. Business Process Outsourcing - BPO là gì?

     BPO hay có tên gọi tiếng Anh đầy đủ là Business Process Outsourcing. BPO được hiểu là thuê ngoài kinh doanh hay gia công quy trình kinh doanh, là một hoạt động thỏa thuận trong đó một công ty thuê một công ty khác chịu trách nhiệm về một hoạt động đã được lên kế hoạch hoặc hiện có thể được thực hiện trong nội bộ và đôi khi liên quan đến việc chuyển nhân viên - tài sản từ công ty này sang công ty khác.

     BPO có nguồn gốc từ ngành công nghiệp sản xuất, với các nhà sản xuất thuê các công ty khác để xử lý các quy trình cụ thể, chẳng hạn như các bộ phận trong chuỗi cung ứng của họ không liên quan đến năng lực cốt lõi cần có nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng. Theo thời gian, các tổ chức trong các ngành công nghiệp khác đã thông qua thực hành. Giờ đây, việc sử dụng BPO đã mở rộng đến mức các tổ chức thuộc mọi loại - doanh nghiệp vì lợi nhuận, phi lợi nhuận và thậm chí cả văn phòng và cơ quan chính phủ ký hợp động với các nhà cung cấp dịch vụ BPO ở Hoa Kỳ, trên khắp Bắc Mỹ và trên toàn thế giới thực hiện nhiều quy trình

➤ Xem thêm một số dịch vụ BPO tại VBPO

2. BPO thích hợp cho mảng hoạt động nào của doanh nghiệp?

     Các tổ chức tham gia gia công quy trình kinh doanh cho lĩnh vực chính của công việc: chức năng văn phòng hỗ trợ. Sau khi hiểu được khái niệm BPO là gì, chúng ta cũng cần biết về nhu cầu của các doanh nghiệp trong việc sử dụng dịch vụ BPO.

     Chức năng của văn phòng hỗ trợ - còn được gọi là chức năng kinh doanh nội bộ, bao gồm kế toán, dịch vụ công nghệ thông tin (CNTT), nhân sự (HR), đảm bảo chất lượng (QA) và xử lý thanh toán. Chức năng văn phòng bao gồm các dịch vụ quan hệ khách hàng, tiếp thị và bán hàng. Ngoài việc thuê ngoài toàn bộ một khu vực chức năng, tức là nhân sự, các tổ chức thuê ngoài các chức năng cụ thể trong các lĩnh vực đó.

     Trong nhiều thập kỷ, ngành công nghiệp gia công quy trình kinh doanh đã mở rộng để cung cấp một loạt các chức năng và dịch vụ cực kỳ rộng rãi cho các tổ chức. Độ rộng của các chức năng có thể được thuê ngoài ngày nay trải dài từ các nhiệm vụ văn phòng thông thường, chẳng hạn như kế toán, xử lý dữ liệu và xử lý bảng lương, đến các dịch vụ kỹ thuật số như tiếp thị truyền thông xã hội và hỗ trợ khách hàng như trực tổng đài.

     Mặc dù các tổ chức thường thuê ngoài các chức năng phi lõi, nhưng thực tế họ vẫn thuê ngoài các nhiệm vụ quan trọng, như dịch vụ khách hàng, dịch vụ tài chính và hoạt động CNTT. Các tổ chức cũng thuê ngoài các nhiệm vụ chiến lược, như khai thác dữ liệu và phân tích dữ liệu, cả hai đều nổi lên như các yếu tố thiết yếu để chuyển đổi kỹ thuật số và cho lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế kỹ thuật số.

➤ Tìm hiểu thêm về dịch vụ nhập dữ liệu do VBPO chúng tôi cung cấp

3. BPO hoạt động như thế nào?

     Cơ chế hoạt động của BPO cũng là một khía cạnh chúng ta nên tìm hiểu trong khái niệm BPO là gì? Một CEO của một doanh nghiệp đi đến quyết định thuê ngoài một quy trình kinh doanh thông qua nhiều con đường. Chẳng hạn như, các công ty khởi nghiệp thường cần thuê ngoài các chức năng của văn phòng vì họ không có đủ nguồn lực để xây dựng đội ngũ nhân viên và các chức năng hỗ trợ để tạo ra chúng. Mặt khác, một công ty được thành lập lâu năm có thể lựa chọn thuê ngoài một nhiệm vụ mà họ đã thực hiện sau khi phân tích xác định rằng một nhà cung cấp thuê ngoài có thể thực hiện nhiệm vụ đó tốt hơn với chi phí thấp hơn.

     Các chuyên gia quản lý khuyên các CEO doanh nghiệp xác định các chức năng có thể thuê ngoài và sau đó đánh giá chức năng đó dựa trên những ưu và nhược điểm của việc thuê ngoài để xác định xem việc chuyển nhiệm vụ đó sang các nhà cung cấp thuê ngoài có ý nghĩa chiến lược đối với tổ chức của mình hay không? Nếu vậy, tổ chức phải trải qua quá trình không chỉ xác định nhà cung cấp tốt nhất cho công việc, mà còn chuyển chính công việc từ nội bộ sang nhà cung cấp bên ngoài.

     Điều này đòi hỏi một lượng đáng kể quản lý thay đổi, vì việc chuyển sang nhà cung cấp thuê ngoài thường ảnh hưởng đến nhân viên, các quy trình được thiết lập và quy trình công việc hiện có. Sự thay đổi cũng tác động đến tài chính của tổ chức, không chỉ về chi phí chuyển từ chức năng nội bộ sang các nhà cung cấp thuê ngoài mà còn cả về thuế hay các yêu cầu báo cáo tài chính.

     Tổ chức cũng có thể phải đầu tư vào một giải pháp công nghệ để cho phép dòng công việc trôi chảy từ chính tổ chức đến nhà cung cấp bên ngoài, với mức độ và chi phí của giải pháp công nghệ đó phụ thuộc vào phạm vi của chức năng được thuê ngoài và sự trưởng thành của hạ tầng công nghệ tại chỗ ở cả hai doanh nghiệp.

➤ Tìm hiểu về Giải pháp quản lý hóa đơn 4.0

4. Một số vấn đề cần lưu ý về BPO

     Giờ đây khái niệm BPO đã nằm lòng trong bàn tay của bạn, cả về cơ chế nó hoạt động. Tiếp theo đây, hãy tìm hiểu một chút về các vấn đề xung quanh BPO nhé!

4.1. An ninh và quy định:
    Ngoài ra tổ chức phải giải quyết bất kỳ một mối quan tâm, yêu cầu và hạn chế về bảo mật và quy định nào. Ví dụ, một số quy định yêu cầu lưu trữ cục bộ một số loại dữ liệu nhất định. Điều này có thể ngăn việc sử dụng nhà cung cấp ở nước ngoài trong một số trường hợp.

    Do đó, các tổ chức tìm cách thuê ngoài cần có sự tham gia của các nhà điều hành CNTT, bảo mật, pháp lý và tài chính trong giao dịch bên cạnh lãnh đạo đơn vị kinh doanh của chức năng được thuê ngoài và văn phòng mua sắm. Hơn nữa, các giám đốc điều hành này cần tham gia vào các đánh giá định kỳ về chức năng thuê ngoài để xác định xem các thay đổi thỏa thuận thuê ngoài hay không?

4.2. Phạm vi công việc:
    Khi một tổ chức chuyển một chức năng sang một nhà cung cấp BPO, nó phải xác định phạm vi công việc chuyển từ nhân viên nội bộ sang đối tác bên ngoài. Giám đốc điều hành nên xác định các quy trình công việc bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi này và điều chỉnh, nếu cần thiết, các quy trình công việc đó để phù hợp với việc thuê BPO.

   Các lãnh đạo doanh nghiệp cũng nên xác định các mục tiêu chính để thuê ngoài một chức năng. Cho dù đó là tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng, xoay vòng nhanh hơn hay một số mục tiêu khác. Sau đó sử dụng tiêu chí đó để xác định nhà cung cấp nào phù hợp nhất để xử lý công việc. Những mục tiêu đó cũng sẽ là cơ sở cho các nghĩa vụ hợp đồng có thể được sử dụng để giúp đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp BPO và sự thành công của chức năng một khi nó thực sự được thuê ngoài.

4.3. KPO, LPO và RPO:
    BPO đôi khi cũng được phân loại theo các loại dịch vụ được cung cấp. Ba loại phổ biến nhất của BPO là gì?
    - Gia công quy trình tri thức, hay KPO, là khi nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài được thuê không chỉ  vì khả năng thực  hiện một quy trình hoặc chức năng kinh doanh cụ thể, mà còn để cung cấp kiến thức chuyên môn xung quanh nó.
    - Gia công quy trình pháp lý, hay LPO , là một loại KPO - như tên gọi dành riêng cho các dịch vụ pháp lý, từ soạn thảo văn bản pháp lý và thực hiện nghiên cứu pháp lý đến đưa ra lời khuyên.
    - Gia công quy trình nghiên cứu, hay RPO - một loại KPO khác - đề cập đến chức năng nghiên cứu và phân tích; các công ty công nghệ sinh học, các công ty đầu tư và các cơ quan tiếp thị là một trong những loại hình tổ chức tham gia vào RPO cho các dịch vụ.

➤ Xem thêm về Tổng đài thông minh - AI Call Center mà VBPO đang cung cấp

5. BPO mang lại những ích lợi gì?

     Vậy công dụng của dịch vụ BPO là gì? BPO có thể mang lại khá nhiều mặt tích cực cho các doanh nghiệp, tổ chức. Những lợi ích thường được nhắc đến khi sử dụng BPO bao gồm:
     - Lợi ích tài chính: các tổ chức thường thấy rằng nhà cung cấp BPO có thể thực hiện quy trình kinh doanh với chi phí thấp hơn hoặc họ thường thấy rằng, bằng cách ký hợp đồng với nhà cung cấp BPO, họ có thể tiết kiệm tiền do mối quan hệ theo những cách khác, chẳng hạn như tiết kiệm khoản chi phí về thuế.
     - Tính linh hoạt: hợp đồng BPO có thể cho phép các tổ chức linh hoạt hơn để điều chỉnh cách hoàn thành quy trình kinh doanh thuê ngoài, cho phép họ phản ứng tốt hơn với tahy đổi trong động lực thị trường.
     - Lợi thế cạnh tranh: BPO cho phép các tổ chức thuê ngoài các quy trình không cố lõi cho doanh nghiệp hoặc nhiệm vụ của họ, từ đó cho phép các tổ chức tập trung nhiều nguồn lực hơn vào các hoạt động phân biệt chúng trên thị trường.
     - Chất lượng cao hơn và hiệu suất tốt hơn: vì hoạt động kinh doanh cốt lõi của các nhà cung cấp BPO đang thực hiện các quy trình cụ thể mà họ thuê để thực hiện. Về lý thuyết, họ có thể tập trung vào việc cung cấp các quy trình đó ở mức độ cao nhất, thường có độ chính xác, hiệu quả cao hơn và tốc độ hơn.
     - Tiếp cận nhanh hơn với các đổi mới trong quy trình: các nhà cung cấp BPO cũng có nhiều khả năng và có vị trí tốt hơn để biết về những tiến bộ và đổi mới đang diễn ra trong lĩnh vực họ chuyên và họ có nhiều khả năng đầu tư vào các phát triển mới trong tự động hóa quy trình có thể cải thiện tốc độ, chi phí hoặc chất lượng công việc - lợi ích mang lại cho các tổ chức hợp đồng với nhà cung cấp.
      - Phạm vi mở rộng: Các nhà cung cấp thuê ngoài có thể mở rộng giờ hoặc phạm vi địa lý của doanh nghiệp theo cách có hiệu quả về chi phí. Ví dụ: một tổ chức muốn có các hoạt động của tổng đài 24h có thể cung cấp khả năng đó nhanh hơn và hiệu quả hơn bằng cách kỹ hợp đồng với một đối tác có khả năng làm việc suốt ngày, thậm chí có thể ở nhiều vị trí địa lý để kích hoạt một mô hình kinh doanh mới.

➤ Xem thêm về dịch vụ Chú thích dữ liệu mà VBPO đang cung cấp

6. Rủi ro của BPO là gì?

     Ngoài việc mong đợi các lợi ích dự đoán, các tổ chức tham gia vào BPO cũng chấp nhận rủi ro và nhược điểm tiềm ẩn. Những vấn đề tiềm ẩn của BPO là gì?
     - Vi phạm an ninh: các tổ chức phải tạo kết nối công nghệ giữa họ và các nhà cung cấp dịch vụ của họ, từ đó tạo ra một điểm tiềm năng khác có thể bị khai thác  bởi các tác nhân xấu. Hơn nữa, các  tổ chức thường cần chia sẻ dữ liệu nhạy cảm - một rủi ro bảo mật tiềm ẩn khác.
     - Không dự đoán/ chi phí cao hơn: các tổ chức có thể đánh giá thấp mức giá mà họ sẽ phải trả cho công việc mà họ thuê BPO. Vì họ đánh giá thấp số lượng công việc hoặc họ không tính toán toàn bộ chi phí của hợp đồng với nhà cung cấp của họ.
     - Thách thức về mối quan hệ: các tổ chức có thể đối mặt với các vấn đề giao tiếp với các nhà cung cấp BPO của họ. Hoặc họ có thể thấy rằng có những rào cản về văn hóa để có một mối quan hệ đối tác kinh doanh mạnh mẽ, các vấn đề có thể cản trở các tổ chức tuyển dụng nhìn thấy lợi ích đầy đủ của các hợp đồng BPO của họ.
     - Phụ thuộc quá nhiều vào BPO: một tổ chức thuê ngoài một chức năng hoặc dịch vụ sẽ bị ràng buộc với đối tác cụ thể mà họ đã chọn để thực hiện công việc. Sau đó, tổ chức phải quản lý mối quan hệ đó để đảm bảo rằng các mục tiêu chính được liên tục đáp ứng với chi phí đã thỏa thuận. Nếu không, tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc đưa hoạt động trở lại trong nhà hoặc thậm chí chuyển nó sang một nhà cung cấp bên ngoài khác.

➤ Xem thêm về Nền tảng tự động hóa - RPA flatform mà VBPO đang cung cấp

7. BPO Job - Tương lai sáng lạng cho người lao động

     Có nhiều công việc trong lĩnh vực BPO như những công việc yêu cầu bạn tham gia các cuộc gọi, hoặc thực hiện cuộc gọi, để hỗ trợ khách hàng, bán hàng hoặc cũng để giữ chân khách hàng hoặc thu phí. Và sau đó, có những công việc thường được gọi là công việc văn phòng, vị trí trưởng nhóm và các công việc cấp quản lý cao hơn khác.

     Các ngành nghề BPO vẫn còn mạnh mẽ và năm sắp tới cũng sẽ thấy mức tăng trưởng khiêm tốn trong lĩnh vực này. Nhiều công ty đang tìm cách bắt đầu hoạt động của họ và nhiều người trong số họ đang tìm cách mở rộng hoạt động hiện tại của họ. BPO có khá nhiều lựa chọn vị trí cho bạn, tuy nhiên khi nói về các kỹ năng quan trọng của người làm nghề BPO, có thể nói đến như:

     - Duy trì kiến thức

     - Chú ý đến chi tiết 

     - Tổ chức tốt

     - Linh hoạt

     - Thân thiện

     - Bình tĩnh trước áp lực

     - Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

     - Tốc độ

     - Sáng tạo

Trên đây là toàn bộ những thông tin về khái niệm BPO là gì? BPO xuất hiện không chỉ mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp, mà còn là cánh cửa cơ hội cho người tìm việc!

➤ Xem đầy đủ các dịch vụ BPO

*Nguồn: timviec365.vn