Giải pháp số hóa dữ liệu

Người ta ước tính rằng số tài liệu trên thế giới được tích trữ theo dạng kỹ thuật số vào năm 1993 chỉ có 3%, tuy nhiên vào năm 2007 con số này đã trở thành 94%.
Trong thời đại kỹ thuật số bùng nổ, số hóa hiện nay không chỉ là “XU HƯỚNG” mà nó đã trở thành “BẮT BUỘC” đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức. Số hóa còn giúp các doanh nghiệp tổ chức “làm mới chính mình” từ bên trong khi có thể cắt giảm chi phí lưu trữ và xử lý thông tin ở dạng văn bản giấy, quản lý tập trung thông tin khiến việc vận hành và quản lý tài liệu trở nên dễ dàng tiện lợi hơn bao giờ hết.

Doanh nghiệp, tổ chức của bạn đang gặp khó khăn trong công tác lưu trữ tài liệu như tình trạng dưới đây?

► Số lượng tài liệu phát sinh tăng theo mỗi năm gây khó khăn cho công tác lưu trữ
► Tài liệu chưa được phân loại và lưu trữ theo hệ thống
► Tài liệu xuống cấp hư hỏng gây trở ngại cho việc tìm kiếm và trích xuất thông tin
► Không thể tổng hợp thông tin, trích xuất các báo cáo cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác do không quản lý được thông tin
► Thất lạc thông tin, mất tài liệu hoặc không tìm ra được tài liệu cần thiết khi nhân sự phụ trách nghỉ việc
► …

VBPO xin đề xuất giải pháp Số hóa nhằm mang đến cho bạn những sự cải tiến tuyệt vời với chi phí cạnh tranh ưu đãi.

Lợi ích khi sử dụng giải pháp Số hóa của VBPO

Một giải pháp – Trọn nhu cầu

✔ Thu thập tài liệu: Thảo luận với lãnh đạo và người dùng để xác định phạm vi và đối tượng dữ liệu cần số hóa; Khảo sát lại hiện trường để xác định chủng loại, đặc tính của tài liệu giấy cần xử lý
✔ Chỉnh lý tài liệu: Thực hiện phân loại, sắp xếp, thống kê và lập tiêu chuẩn tra cứu tài liệu theo nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ
✔ Sao chụp/ Quét tài liệu: Sử dụng thiết bị chuyên dụng để sao chụp tài liệu giấy thành file ảnh hoặc PDF
✔ Nhận dạng thông tin/Nhập dữ liệu: Kết hợp công nghệ OCR hoặc AI-OCR với quy trình nhập liệu - kiểm tra dữ liệu chuyên nghiệp của VBPO để trích xuất toàn bộ hoặc các chỉ mục thông tin cần thiết để lưu trữ, tra cứu tài liệu
✔ Gộp/tách bộ và tạo trường thông tin tìm kiếm: Căn cứ vào tiêu chuẩn tra cứu tài liệu đã lập, tạo ra bộ dữ liệu tương ứng với bộ tài liệu giấy đầu vào, bao gồm file ảnh/PDF và các trường thông tin cần thiết
✔ Xuất và liên kết dữ liệu: Kết xuất dữ liệu theo định dạng yêu cầu để lưu trữ, hoặc liên kết trực tiếp với các hệ thống quản lý, hệ thống lưu trữ sẵn có của doanh nghiệp, tổ chức (được hỗ trợ bởi RPA)
✔ Phần mềm quản lý và tra cứu: Phần mềm hoặc ứng dụng quản lý và tra cứu dữ liệu tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, tổ chức
✔ V-SCAN App: Ứng dụng trên thiết bị di động giúp người dùng có thể sao chụp tài liệu mọi lúc mọi nơi, ảnh chụp được liên kết trực tiếp với quy trình số hóa và phần mềm quản lý và tra cứu, giúp doanh nghiệp và tổ chức chủ động thực hiện việc số hóa tài liệu trong suốt hoạt động về sau