Chắc là chúng ta đã từng nghe rất nhiều về thuật ngữ "số hóa", "chuyển đổi số", tầm quan trọng của công cuộc "số hóa" và "chuyển đổi số" đối với doanh nghiệp trong những năm gần đây đặc biệt sau đại dịch Covid-19, thì những thuật ngữ này càng xuất hiện ngày một dày đặc trên các báo chí hơn. Và trong cơn đại dịch Covid-19 này, lại là một điều minh chứng rất rõ cho thấy tầm quan trọng của việc số hóa và chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không phải bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng có thể hiểu rõ và phân biệt được sự khác biệt giữa 2 thuật ngữ này. Đối với một số cá nhân, sự khác biệt này có thể là không mấy quan trọng, nhưng đối với các chủ doanh nghiệp muốn áp dụng công nghệ số hóa và chuyển đổi số thì việc phải nhận biết, phân biệt các khái niệm này là điều rất quan trọng vì nó ảnh hưởng lớn đến việc quyết định áp dụng như thế nào, mức độ ưu tiên ra sao và liên quan thế nào đến kế hoạch, chiến lược phát triển doanh nghiệp trong tương lai.

1. Số hóa là gì?

Số hóa có thể hiểu là việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi những thứ không phải là kỹ thuật số thành định dạng hoặc thao tác kỹ thuật số.

Ví dụ: Scan tài liệu giấy viết tay rồi chuyển đổi và lưu nó dưới dạng tài liệu kỹ thuật số (file PDF hoặc Excel chẳng hạn). Và sau đó, hệ thống máy tính có thể sử dụng các file tài liệu kỹ thuật số này tùy vào mục đích khác nhau.

Một ví dụ khác: như trong các thiết bị đo đạt được sử dụng trong công nghiệp sản xuất, thì kết quả của phép đo đạt sẽ được chuyển đổi từ số đọc thủ công (viết tay) hoặc cơ học (máy in) sang số đo điện tử. Và kết quả đó có thể kết nối với một phần mềm, ứng dụng nào đó để sử dụng số liệu kết quả này để xử lý các quá trình tiếp theo.

Hiện nay, số hóa thường được áp dụng sử dụng trong doanh nghiệp dưới hình thức số hóa dữ liệu lưu trữ của doanh nghiệp. Với việc áp dụng công nghệ này, sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí lưu trữ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ thông tin tiện lợi, tăng khả năng bảo mật thông tin, tránh việc bị hư hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản và lưu trữ lâu dài, đặc biệt sẽ là một bước đệm lớn cho việc chuyển đổi số của doanh nghiệp sau này.

Và nhờ vào công cuộc số hóa mà doanh nghiệp có thể cải thiện được một vài quy trình của mình một cách tự động hóa để tối ưu hóa chi phí.

Ví dụ: tạo ra quy trình tự động xử lý đơn đặt hàng, tự tạo xử lý mã đơn hàng, tự động xử lý chuyển đơn hàng đến các bộ phận liên quan, thay vì phải làm từng công đoạn thủ công như gửi email, gọi điện thoại.. như trước đây, các dữ liệu tự động để về hệ thống mà không cần người nhập….

Một số dịch vụ liên quan mà VBPO JSC đang cung cấp: 

Document Digitization

Data Entry

2. Chuyển đổi số

Chuyển đổi số có thể hiểu là việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào tất cả hoặc một số các hoạt động, quy trình của doanh nghiệp, sử dụng công nghệ để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp những giá trị mới hơn, tối ưu hơn cho khách hàng, từ đó tăng vị thế cạnh tranh và lơi nhuận cho doanh nghiệp trên thị trường.

Chuyển đổi số - Digital Transformation

Vì vậy, việc áp dụng công nghệ kỹ thuạt chuyển đổi số cũng sẽ tác động một phần đến văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải sẵn sàng đổi mới và chấp nhận sự thất bại trong giai đoạn đầu thử nghiệm.

Tại Việt Nam, khái niệm "chuyển đổi số" thường được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi mô hình doanh nghiệp truyền thống sang mô hình doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ số mới trong lĩnh vực như: Big data, Internet vạn vật (IoT),…

Hiện nay trên thị trường đã có rất nhiều lĩnh vực được áp dụng kỹ thuật chuyển đổi số như marketing (digital marketing), công nghiệp sản xuất, ngân hàng, dịch vụ…

Một số dịch vụ liên quan mà công ty cổ phần V.B.P.O đang cung cấp: 

Giải Pháp Quản Lý Hóa Đơn 4.0

Giải Pháp AI-OCR

Nhân Lực Số

Chú thích dữ liệu

RPA Platform

3. Sự khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa

Chuyển đổi số và số hóa cùng có chung một điểm giống nhau là áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp nhằm đem lại sự tối ưu quy trình, hiệu quả hoạt động cho các doanh nghiệp thông qua việc thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Sự khác nhau:

- Số hóa: chỉ là chuyển đổi dữ liệu thô, dữ liệu vật lý sang định dạng kỹ thuật số. Số hóa mô tả sự chuyển đổi từ tương tự sang kỹ thuật số của dữ liệu và tài liệu hiện có. Ví dụ như scan tài liệu viết tay thành định dạng PDF file, hoặc quét một bức ảnh… Bản thân dữ liệu không bị thay đổi, nó chỉ được mã hóa hoặc chuyển sang ở định dạng kỹ thuật số.

Sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số

- Số hóa có thể mang lại nhiều lợi ích, hiệu quả khi dữ liệu số hóa được sử dụng để đưa vào các quy trình tự động hóa các và cho phép khả năng truy cập tốt hơn

- Chuyển đổi số: Chuyển đổi số có thể hiểu là việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào tất cả hoặc một số các hoạt động. Chuyển đổi số đòi hỏi phải ứng dụng công nghệ kỹ thuật số để biến đổi, tối ưu các quy trình của doanh nghiệp: đánh giá, tái cấu trúc và có thể thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp một cách tốt nhất nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

- Có thể nói nếu số hóa là sự chuyển đổi dữ liệu thì chuyển đổi số là việc sử dụng dữ liệu chuyển đổi đó vào các công việc phân tích, thay đổi, tái cơ cấu quy trình vận hành, đưa ra những kế hoạch, mô hình kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp

- Bạn có thể số hóa một hoặc nhiều tài liệu nhưng chuyển đổi số cho một nhà máy, ví dụ: số hóa một báo cáo, nhưng chuẩn hóa quy trình thu thập dữ liệu, quy trình vận hành của tổ chức mình.