Trả lời nhanh: DMS (Document Management System, hệ thống quản lý tài liệu) là phần mềm để lưu tài liệu đúng chỗ, tìm lại được, biết ai được xem, và giữ các phiên bản thay vì để file nằm rải trên máy cá nhân. Số hoá chỉ biến giấy thành file. DMS là nơi file đó được quản sau khi đã có. Doanh nghiệp ít tài liệu, ít người sửa cùng một file, thì một thư mục có quy ước đặt tên còn đủ.
Điểm chính
- DMS trả lời tài liệu nào đang đúng, ai sửa lần cuối, ai được xem. Ổ đĩa chung chỉ trả lời file đang nằm ở đâu.
- Số hoá và OCR tạo ra file. DMS không thay hai việc đó. Nó nhận file đã có và quản vòng đời.
- Nên có một bản đang hiệu lực và các bản cũ được giữ, không phải mười file tên "final", "final 2".
- Phân quyền theo việc, không phải theo thói quen gửi qua email. Hợp đồng và hồ sơ nhân sự không để mở cho cả công ty.
- Bắt đầu từ một nhóm tài liệu hay thất lạc, như hợp đồng hoặc hồ sơ kỹ thuật, rồi mới mở rộng.
Mục lục
DMS là gì?
DMS (Document Management System) là hệ thống quản lý tài liệu. Phần mềm này giữ file ở một nơi, gắn với loại tài liệu, chủ sở hữu, ngày hiệu lực và quyền xem. Người cần hợp đồng không phải hỏi "bản anh gửi hôm qua hay bản chị gửi tuần trước". Họ mở đúng bản đang dùng.
Ổ đĩa mạng và hộp thư cũng chứa file. Khác ở chỗ DMS biết bản nào là bản hiệu lực, ai đã sửa, và ai không được mở. Không có các điểm đó thì đó vẫn là chỗ để file, chưa phải quản lý tài liệu.
Số hoá tài liệu là bước tạo file từ giấy. OCR giúp file đó tìm được bằng chữ bên trong. DMS bắt đầu sau hai bước ấy: file đã có, việc còn lại là không để nó thất lạc và không để người sai sửa nó.
DMS khác thư mục chung chỗ nào?
| Thư mục chung, email | DMS | |
|---|---|---|
| Tìm tài liệu | Nhớ đường dẫn hoặc lục hộp thư | Tìm theo loại, số, khách, ngày |
| Bản đúng | File nào mới nhất do người ta đoán | Có một bản hiệu lực, bản cũ còn để đối chiếu |
| Quyền xem | Thường cả nhóm hoặc cả công ty | Theo vai trò và theo từng hồ sơ |
| Ai sửa | Khó biết, file bị ghi đè | Còn lịch sử sửa |
| Khi người nghỉ việc | File nằm trong máy hoặc hộp thư cá nhân | Tài liệu ở lại hệ thống |
Email vẫn dùng để trao đổi. Không nên dùng email làm kho. Bản đính kèm trong thư là bản sao tại một thời điểm, không phải bản đang hiệu lực.
Nên quản những tài liệu nào trước?
Không chuyển cả ổ đĩa công ty trong một đợt. Chọn nhóm mà việc tìm bản sai đang gây thiệt:
- Hợp đồng với khách và với nhà cung cấp, vì ký nhầm phụ lục cũ thì mất tiền.
- Hồ sơ pháp lý của công ty: giấy phép, điều lệ, biên bản. Ít file nhưng hậu quả lớn nếu thất lạc.
- Bản vẽ hoặc quy trình đang sản xuất, vì xưởng có thể đang làm theo bản đã bị thay.
- Công văn đi và đến, nếu có yêu cầu biết ai đã xem và khi nào.
Tài liệu nháp cá nhân, ảnh sự kiện, bản trình bày nội bộ một lần, chưa cần vào DMS. Đưa hết vào sẽ làm hệ thống thành một ổ đĩa đắt hơn.
Quy trình duyệt tài liệu có thể gắn với DMS: người soạn xong thì chuyển người duyệt, duyệt xong mới thành bản hiệu lực. Không có bước này thì mọi file vừa tải lên đều trông như đã chính thức.
Phân quyền và phiên bản
Phân quyền theo việc, không theo "ai cũng cần cho tiện". Bộ phận kinh doanh xem hợp đồng của khách mình. Nhân sự không cần xem giá vốn trong hợp đồng mua. Ban giám đốc xem được báo cáo, không mặc định xem mọi hồ sơ cá nhân.
Phiên bản cần một quy ước đơn giản. Bản đang hiệu lực chỉ có một. Sửa thì tạo phiên bản mới, không ghi đè im. Tên file không phải chỗ ghi "final". Tên file nên là mã hồ sơ. Trạng thái hiệu lực nằm trong hệ thống.
Khi tài liệu hết hạn hoặc bị thay, khoá sửa và giữ để đối chiếu trong thời gian công ty đã quy định. Xoá ngay làm mất căn cứ khi có tranh chấp. Giữ mãi mọi bản nháp thì không ai phân biệt được bản nào đang dùng.
Khi nào chưa cần mua DMS?
- Chỉ vài chục file, một nhóm nhỏ, và mọi người đã tuân thủ cách đặt tên. Một thư mục có quyền xem còn đủ.
- Tài liệu chính đang nằm trong ERP theo từng đơn hàng, từng nhà cung cấp, và không có nhu cầu quản thêm bản scan. Đừng tạo một kho thứ hai cho cùng chứng từ nếu ERP đã là nơi ghi.
- Chưa ai chịu gắn loại và mã cho file. Phần mềm không tự biết một PDF là hợp đồng hay là brochure. Thiếu việc đó thì DMS đầy file "scan 001".
Ví dụ minh hoạ. Công ty dịch vụ 40 người để hợp đồng trong một thư mục "Hop dong", mỗi sale một cách đặt tên. Khi cần phụ lục mới nhất của một khách, hai người tìm ra hai file. Họ đưa nhóm hợp đồng vào DMS, mỗi khách một mã, phụ lục gắn vào đúng hợp đồng, chỉ pháp chế đánh dấu bản hiệu lực. Sale vẫn soạn thảo trên máy mình, nhưng bản gửi khách phải là bản đã được đánh dấu. Tháng sau, tranh cãi "đã gửi bản nào" giảm vì chỉ có một bản được phép gửi.
Lưu ý: đưa file vào DMS không làm giấy tờ cũ biến mất và không làm chữ ký trên giấy mất giá trị. Bản scan là bản để tìm và để làm việc. Bản nào có giá trị chứng cứ thì vẫn theo quy ước pháp lý của loại tài liệu đó, không theo chỗ lưu file.
Câu hỏi thường gặp
DMS có phải là số hoá không?
Không. Số hoá tạo file từ giấy. DMS quản file sau khi đã có, dù file đó được scan hay được soạn từ đầu. Làm số hoá mà không có chỗ quản thì chỉ đổi từ tủ hồ sơ sang một ổ đĩa lộn xộn.
Google Drive hoặc SharePoint có phải DMS không?
Có thể được dùng như một DMS nếu có phân quyền, có một bản hiệu lực và có quy ước không giữ bản sao trong hộp thư. Nếu chỉ là nơi thả file, thì chưa phải, dù tên sản phẩm có chữ quản lý tài liệu. Cách dùng quyết định, không phải tên gói.
Ai được xoá tài liệu?
Rất ít người. Xoá nhầm hợp đồng đang hiệu lực nặng hơn là để thừa một bản nháp. Nên tách quyền xem, quyền sửa và quyền xoá. Xoá xong vẫn nên còn nhật ký ai xoá, xoá cái gì.
Tài liệu mật để trong DMS có an toàn không?
An toàn hơn ổ đĩa mở nếu quyền được đặt đúng và đăng nhập không dùng chung. Không an toàn nếu mọi nhân viên một mật khẩu, hoặc ai cũng được tải cả thư mục về máy cá nhân. Phần rủi ro thường nằm ở cách cấp quyền, không nằm ở việc có mua phần mềm hay không.
DMS có thay ERP không?
Không. ERP ghi nhận đơn hàng, tồn kho, tiền. DMS giữ các tài liệu gắn với các việc đó: hợp đồng, biên bản, bản vẽ. Hai hệ nên trỏ được sang nhau bằng một mã, không nên bắt người dùng nhập cùng một chứng từ ở hai nơi không liên kết.
Bao lâu thì thấy khác?
Với một nhóm tài liệu đã chọn, vài tuần sau khi mọi bản mới đều vào hệ thống và bản cũ gây nhầm đã được đánh dấu hết hiệu lực. Nếu người ta vẫn gửi bản qua chat vì "nhanh hơn", thì quy ước chưa được dùng và hệ thống chưa có tác dụng.