Trả lời nhanh: Chữ ký điện tử là dữ liệu gắn với một thông điệp để biết người nào đã đồng ý và thông điệp còn nguyên. Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử dùng mật mã khoá công khai và chứng thư số. Ảnh chữ ký dán vào file, hay một lần bấm 'tôi đồng ý' không kèm bảo đảm toàn vẹn, không phải chữ ký số. Với văn bản cần giá trị pháp lý cao, dùng đúng loại chữ ký mà luật và bên nhận yêu cầu, không dùng ảnh cho đủ hình thức.
Điểm chính
- Chữ ký điện tử là tên gọi rộng. Chữ ký số là một dạng cụ thể, dựa trên cặp khoá và chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp.
- Ảnh chữ ký cho biết hình dạng nét ký. Nó không cho biết file có bị sửa sau khi dán ảnh hay không.
- Chữ ký số giúp thấy nội dung sau lúc ký còn khớp với nội dung đã ký, và gắn với một chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký.
- Không phải mọi giao dịch đều cần chữ ký số. Việc nội bộ rủi ro thấp có thể dùng cách xác nhận đơn giản hơn, nếu quy chế cho phép.
- Khoá bí mật và mật khẩu ký phải ở người có quyền ký. Dùng chung một chữ ký số cho cả phòng là mất ý nghĩa của việc xác định người ký.
Mục lục
Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau thế nào?
Chữ ký điện tử là cách gắn với một thông điệp dữ liệu để cho thấy chủ thể đã chấp nhận nội dung đó. Phạm vi của chữ này rộng. Một lần xác nhận trên hệ thống, một mã được gửi về điện thoại rồi nhập lại, hoặc một chữ ký số, đều có thể được bàn tới như những dạng khác nhau của chữ ký điện tử, tuỳ mức độ tin cậy mà luật và quy chế yêu cầu.
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử dùng kỹ thuật mật mã khoá công khai. Người ký giữ khoá bí mật. Khoá công khai nằm trong một chứng thư số. Ai cũng có thể dùng khoá công khai để kiểm tra chữ ký có được tạo bởi đúng khoá đó hay không, và nội dung sau này còn khớp với nội dung tại lúc ký hay không. Bài chữ ký số là gì đi vào cách một chứng thư hoạt động. Bài này chỉ để khỏi dùng lẫn hai chữ.
Ảnh chữ ký, tức một hình nét ký dán vào tài liệu, không làm được việc của chữ ký số. Ai cũng có thể sao hình đó sang một file khác. File bị sửa một số tiền sau khi dán ảnh thì hình chữ ký vẫn nằm đó, không có gì báo file đã đổi.
So nhanh ba cách hay bị gọi chung
| Ảnh chữ ký hoặc nút đồng ý đơn giản | Xác nhận trên hệ thống có đăng nhập | Chữ ký số | |
|---|---|---|---|
| Cho biết điều gì | Có một hình hoặc một lần bấm | Ai đã đăng nhập và bấm, nếu nhật ký còn | Khoá tương ứng chứng thư đã ký đúng nội dung này |
| File bị sửa sau đó | Không phát hiện bằng chính chữ ký | Tuỳ hệ thống có khoá nội dung lúc bấm hay không | Kiểm tra lại sẽ không khớp |
| Gắn với một người | Yếu, vì hình dễ sao chép | Gắn với tài khoản | Gắn với chứng thư, nếu khoá bí mật chưa bị lộ |
| Hợp với | Việc nội bộ rất nhẹ, nếu quy chế chấp nhận | Nhiều phê duyệt nội bộ | Văn bản cần giá trị pháp lý, hồ sơ đi ra ngoài, hợp đồng theo yêu cầu của bên kia |
Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 là khung đang được dùng để phân biệt các mức này và nói về điều kiện một chữ ký điện tử được coi là bảo đảm an toàn. Không phải mọi nút "đồng ý" đều đạt mức đó. Trước khi bỏ một loại hồ sơ giấy, hãy đối chiếu luật và yêu cầu của cơ quan hoặc của đối tác, chứ không chỉ đối chiếu tính năng của phần mềm.
Dùng trong văn phòng điện tử
Trong văn phòng điện tử, một tờ trình có thể đi qua vài người. Không phải bước nào cũng cần chữ ký số. Bước kiểm tra thể thức có thể là một xác nhận trên hệ thống. Bước người có thẩm quyền ban hành văn bản đi ra ngoài thì cần đúng loại chữ ký mà văn bản đó đòi hỏi.
Quy trình phải nói rõ bước nào là xác nhận, bước nào là ký số. Nếu mọi bước đều cắm chữ ký số, người ký sẽ bấm cho qua và khoá bí mật bị dùng như một mật khẩu chung. Nếu không bước nào ký số, văn bản rời hệ thống sẽ không còn cách chứng minh nội dung gốc.
Người được cấp chứng thư phải tự giữ khoá bí mật và mật khẩu ký. Cấp một chữ ký số mang tên giám đốc nhưng để trợ lý giữ mật khẩu là để người ký trên chứng thư không còn là người đã ký. Khi có tranh chấp, nhật ký chỉ ra chứng thư, không ra người đã ngồi trước màn hình.
Những nhầm lẫn đắt
- Coi ảnh chữ ký là chữ ký số vì file mở lên trông có nét ký. Đối tác hoặc kiểm toán hỏi chứng thư thì không có gì để đưa.
- Ký số xong vẫn sửa nội dung bằng cách lưu file mới rồi gửi file mới, giữ nguyên hình. Bản đã ký và bản đang gửi không còn là một. Cần gửi đúng file đã ký, hoặc ký lại sau khi sửa.
- Chứng thư hết hạn mà vẫn ký. Chữ ký tạo khi chứng thư không còn hiệu lực sẽ không được bên nhận chấp nhận, tuỳ quy định của họ.
- Một chứng thư dùng cho mọi việc của công ty, kể cả việc cá nhân người giữ khoá không được phép ký. Nên tách vai và thu hồi khi người đó nghỉ.
- Không lưu được thời điểm và chứng thư đã dùng. Sau này không chứng minh được lúc ký thì chứng thư còn hạn hay không.
Ví dụ minh hoạ. Một công ty để khách ký phụ lục bằng cách in, ký tay, chụp ảnh gửi lại. Ảnh mờ, và một số tiền trên ảnh khác file gốc trong máy. Họ chuyển phụ lục sang file ký số: khách ký trên đúng file, hai bên giữ file đó. Ảnh chụp không còn là bản để đối chiếu. Việc này không làm hợp đồng tự có hiệu lực nếu nội dung hợp đồng chưa đủ. Nó chỉ làm cho bản hai bên đang giữ là cùng một bản.
Lưu ý: chữ ký số xác nhận ai đã ký và nội dung có bị sửa sau đó hay không. Nó không xác nhận nội dung đó là đúng sự thật, cũng không thay thẩm quyền của người ký. Người không có quyền ký vẫn có thể cầm một chứng thư nếu được cấp nhầm.
Câu hỏi thường gặp
Mọi chữ ký điện tử có phải chữ ký số không?
Không. Chữ ký số là một dạng. Các cách xác nhận khác vẫn có thể là chữ ký điện tử ở mức rộng hơn, với độ tin cậy khác nhau. Khi một thủ tục nói "ký số", không được thay bằng ảnh chữ ký hoặc bằng một nút đồng ý.
Ký trên điện thoại có phải chữ ký số không?
Chỉ khi ứng dụng đang dùng chứng thư số và khoá bí mật của người ký, và file kết quả kiểm tra được. Vẽ một nét trên màn hình cảm ứng, nếu chỉ được lưu thành hình, thì đó là ảnh chữ ký. Hỏi nhà cung cấp file sau khi ký có kiểm tra được bằng chứng thư hay không.
Hết hạn chứng thư thì chữ ký cũ có mất không?
Chữ ký đã tạo lúc chứng thư còn hạn vẫn gắn với nội dung lúc đó, nếu file gốc còn. Việc ký mới sau ngày hết hạn thì không nên làm cho đến khi gia hạn hoặc cấp lại. Cần giữ file đã ký, không chỉ giữ bản in.
Công ty có nên dùng một chữ ký số cho cả phòng không?
Không. Chữ ký số để xác định người ký. Dùng chung thì không còn biết ai đã ký, và người đứng tên trên chứng thư chịu rủi ro cho việc mình không làm. Mỗi người có thẩm quyền một chứng thư, thu hồi khi thôi quyền.
Văn bản nội bộ có bắt buộc ký số không?
Không phải văn bản nào cũng bắt buộc. Quy chế nên chia: việc nào xác nhận trên hệ thống là đủ, việc nào phải ký số. Càng nhiều việc bắt ký số một cách máy móc, người ký càng dễ giao mật khẩu cho người khác để đỡ bấm.
Mất thiết bị đang chứa khoá thì làm gì?
Báo tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực để thu hồi chứng thư ngay, và báo nội bộ để dừng các văn bản đang trình bằng chứng thư đó. Ký tiếp trên chứng thư chưa thu hồi là để người nhặt được thiết bị, nếu phá được mật khẩu, ký thay. Sau khi thu hồi, cấp chứng thư mới cho đúng người.