Trả lời nhanh: E-office (văn phòng điện tử) là cách cơ quan hoặc doanh nghiệp xử lý công việc văn phòng trên một hệ thống: soạn thảo, trình ký, ban hành công văn, giao việc và theo dõi hạn, thay cho sổ trình giấy. Chữ ký số chỉ là một công cụ để xác nhận văn bản. E-office là cả đường đi của văn bản và của việc. Có chữ ký số mà quy trình vẫn chạy bằng giấy thì chưa phải văn phòng điện tử.
Điểm chính
- E-office số hoá đường đi của công văn và của việc được giao, không chỉ số hoá từng tờ giấy.
- Chữ ký số giúp xác nhận người ký và sự toàn vẹn của file. Nó không thay quy trình trình, duyệt, ban hành.
- DMS giữ tài liệu. E-office điều phối việc và văn bản phát sinh từ việc đó. Nhiều nơi dùng cả hai, hoặc một phần mềm làm cả hai vai.
- [object Object]
- Lãnh đạo vẫn ký trên giấy thì hệ thống chỉ là bản sao. Đường giấy phải dừng thì đường điện tử mới thành đường chính.
Mục lục
E-office là gì?
E-office, hay văn phòng điện tử, là cách một tổ chức điều hành công việc hàng ngày của văn phòng bằng phần mềm. Công văn đến được vào sổ, chuyển đúng người, có hạn xử lý. Tờ trình đi từ người soạn lên người duyệt rồi tới người ký, không cần mang cặp hồ sơ qua các phòng. Việc được giao có người nhận và ngày phải xong.
Trọng tâm là đường đi của việc, không phải một kho file. Kho file là việc của DMS. E-office tạo ra và luân chuyển văn bản, giao việc, nhắc hạn. Khi văn bản đã ban hành, nó có thể được giữ trong cùng hệ thống hoặc chuyển sang kho tài liệu. Nhiều sản phẩm gộp cả hai. Khi chọn, vẫn nên hỏi rõ: đây là nơi trình ký, hay chỉ là nơi cất file sau khi đã ký ở chỗ khác.
Quy trình là cách mô tả các bước. E-office là hệ thống đang chạy các bước đó cho công việc văn phòng: ai được trình, ai được ký, quá hạn thì nhắc ai.
Khác chữ ký số và khác email
| Email và file | Chỉ dùng chữ ký số | E-office | |
|---|---|---|---|
| Biết việc đang nằm ở ai | Phải hỏi | Không, nếu chỉ ký một file rời | Thấy bước hiện tại và hạn |
| Bản đã ban hành | Lẫn với bản nháp trong thư | File đã ký, dễ bị gửi thêm bản khác | Có số, ngày ban hành, người nhận |
| Quá hạn | Dễ quên | Không theo dõi hạn | Nhắc theo quy trình |
| Chữ ký | Có thể chỉ là ảnh chữ ký | Chữ ký số xác nhận người ký | Dùng chữ ký số bên trong đường trình |
Chữ ký số trả lời "đúng người này đã ký file này, file chưa bị sửa sau khi ký". E-office trả lời "văn bản này đã đi những bước nào, đang chờ ai, đã được ban hành chưa". Gắn công cụ ký vào một file rồi gửi email vẫn là gửi file. Đó chưa phải văn phòng điện tử.
Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 là khung cho giá trị của thông điệp dữ liệu. Không phải mọi file PDF đều có giá trị như văn bản giấy. Điều kiện về hình thức, về chữ ký và về loại văn bản cần được đối chiếu với luật và với quy chế nội bộ trước khi bỏ hẳn sổ giấy cho một nhóm công văn.
Việc nào nên đưa lên trước?
Chọn việc đang chậm vì sổ sách và vì phải đi tìm người ký, không chọn việc phức tạp nhất.
- Công văn đến: vào sổ, chuyển, hạn trả lời.
- Tờ trình và đề xuất nội bộ có mẫu ổn định: nghỉ phép, công tác, mua sắm dưới một ngưỡng.
- Văn bản đi đã có người ký xác định, không phải văn bản mỗi lần một đường khác nhau.
Việc chưa nên đưa lên ngay: những quyết định chưa có quy chế, vì hệ thống sẽ hỏi "ai được duyệt" mà tổ chức chưa trả lời được. Chốt thẩm quyền trên giấy quy chế trước, rồi mới vẽ đường trên phần mềm.
ERP vẫn giữ đơn hàng, kho, tiền. E-office không thay các phân hệ đó. Đề xuất mua sắm trên e-office, nếu được duyệt, nên thành một yêu cầu bên mua hàng chứ không thành một file ký xong rồi ai đó gõ lại vào ERP. Chỗ nối này cần nói từ đầu, nếu không sẽ có hai sổ.
Điều kiện để bỏ được đường giấy
- Mỗi loại văn bản có một đường đi, một hạn, và một người chịu nếu quá hạn.
- Người ký dùng được chữ ký số trên đúng hệ thống, không ký giấy rồi nhờ văn thư scan.
- Văn thư hoặc bộ phận hành chính chỉ ban hành trên hệ thống, không giữ một sổ song song "cho chắc".
- Người nhận bên trong tổ chức đọc trên hệ thống. Nếu vẫn in ra để đọc rồi quên bản điện tử, đường giấy sẽ sống lại.
- Có cách xử lý khi người ký vắng: uỷ quyền trong hệ thống, có thời hạn, không dùng chung mật khẩu.
Ví dụ minh hoạ. Một đơn vị 200 người trình phép trên giấy, lãnh đạo đi công tác là phép nằm chờ. Họ đưa đăng ký nghỉ lên e-office, quá một ngày không duyệt thì chuyển cấp trên theo quy chế đã có. Tháng đầu vẫn có người nộp giấy vì "quen". Văn thư trả lại và chỉ nhận trên hệ thống. Đến tháng thứ hai, đơn giấy gần hết. Nếu văn thư nhận cả hai, người nộp sẽ chọn đường nào không bị trả.
Lưu ý: ảnh chữ ký dán vào file Word không phải chữ ký số. Nó không cho biết file có bị sửa sau khi dán hay không. Với văn bản cần giá trị pháp lý, dùng đúng chữ ký số trong đường trình, không dùng ảnh.
Câu hỏi thường gặp
Mua phần mềm e-office là đã có văn phòng điện tử chưa?
Chưa. Văn phòng điện tử là khi công văn và việc đang chạy trên hệ thống đó, người ký không còn ký bản giấy cho cùng việc, và sổ giấy đã dừng. Phần mềm mới cài, mọi người vẫn mang sổ trình, thì mới chỉ có thêm một chỗ nhập liệu.
E-office có thay DMS không?
Không nhất thiết. E-office mạnh ở trình, duyệt, ban hành, giao việc. DMS mạnh ở kho tài liệu dài hạn, phiên bản và quyền xem theo hồ sơ. Nếu một sản phẩm làm được cả hai cho quy mô của mình thì không cần mua hai hệ. Nếu hợp đồng và bản vẽ cần giữ nhiều năm với phân quyền chặt, kho tài liệu riêng vẫn có lý do để tồn tại.
Lãnh đạo không muốn ký trên máy thì sao?
Thì đường điện tử sẽ thành bản nháp, bản giấy vẫn là bản thật. Nên bắt đầu từ một loại văn bản lãnh đạo chấp nhận ký số, chứng minh nhanh hơn, rồi mới mở loại tiếp theo. Ép mọi văn bản trong khi người ký từ chối sẽ tạo hai đường và nhiều lỗi hơn trước.
Công văn đi ra ngoài cơ quan xử lý thế nào?
Bên trong đi trên e-office đến lúc ban hành. Bản gửi ra ngoài có thể là file đã ký số nếu bên nhận nhận điện tử, hoặc vẫn là bản giấy nếu bên nhận chỉ nhận giấy. Hệ thống cần biết hình thức đã gửi và ngày gửi. Không nên để văn thư ban hành điện tử một số, rồi ký giấy một số khác cho cùng một văn bản.
Doanh nghiệp nhỏ có cần không?
Nếu chỉ vài người, cùng phòng, việc trình ký ít, email và một mẫu đơn còn đủ. E-office đáng khi có nhiều cấp duyệt, người ký hay vắng mặt, và công văn đủ nhiều để sổ giấy bị trễ. Đừng đo bằng số nhân viên một cách cứng. Đo bằng số văn bản mỗi tháng và số lần việc bị nằm chờ.
Quá hạn thì hệ thống có tự duyệt không?
Không nên, trừ khi quy chế nói rõ với từng loại việc và rủi ro thấp, ví dụ một đăng ký đã đủ điều kiện. Tự duyệt chi tiền hoặc tự ban hành công văn khi quá hạn là trao thẩm quyền cho đồng hồ. Quá hạn nên được nhắc và chuyển người có trách nhiệm, không nên im lặng biến thành đồng ý.