Trả lời nhanh: Tự động hoá thay được từng tác vụ có quy tắc rõ, chạy lặp lại và có dữ liệu số, nhưng hiếm khi thay trọn một vị trí. Vị trí nào gồm toàn tác vụ như vậy thì có nguy cơ bị thu hẹp. Muốn biết vị trí của bạn ở đâu, hãy tách công việc thành từng tác vụ rồi chấm điểm.
Điểm chính
- Đơn vị cần xét là tác vụ, không phải chức danh. Một chức danh thường gồm cả việc robot làm được lẫn việc không làm được.
- Ba điểm quyết định: quy tắc có viết ra được không, đầu vào có ở dạng số không, ngoại lệ xuất hiện thường xuyên đến mức nào.
- Báo cáo Future of Jobs 2025 của WEF dự báo đến năm 2030 có 170 triệu việc mới và 92 triệu việc bị thay thế, tức tăng ròng 78 triệu.
- Nếu giảm biên chế vì công nghệ, Bộ luật Lao động 2019 có quy định riêng về phương án sử dụng lao động và trợ cấp mất việc làm.
Mục lục
- Người tìm câu hỏi này thật sự lo điều gì?
- Tự động hoá thay con người theo đơn vị nào?
- Ba câu hỏi để chấm điểm một tác vụ
- Bảng chấm điểm một tác vụ
- Số liệu nói gì về việc làm?
- Những vai trò thường thay đổi nhất trong văn phòng
- Khi nào robot làm cùng người, khi nào làm thay người?
- Các bước xét một vị trí trước khi quyết định về nhân sự
- Điều cần biết về lao động khi công nghệ làm thay việc
- Những tình huống tự động hoá không thay được người
- Sai lầm thường gặp khi hiểu về chuyện thay thế
- So sánh ngắn: tự động hoá, AI và outsourcing
- Câu hỏi thường gặp
Người tìm câu hỏi này thật sự lo điều gì?
Câu hỏi nghe giống nhau nhưng mỗi người hỏi vì một lý do khác. Nhân viên văn phòng muốn biết công việc nhập liệu, đối chiếu hay làm báo cáo của mình có còn không. Chủ doanh nghiệp muốn biết có nên giảm người sau khi mua phần mềm không. Quản lý thì lo đội ngũ sẽ chống đối khi nghe tin triển khai robot.
Câu trả lời một dòng “không thay thế, chỉ hỗ trợ” thường gặp trên các trang bán giải pháp. Nó không đúng hẳn. Có những vị trí bị thu hẹp, có những vị trí gần như biến mất, và có những vị trí tăng lên. Bài này giúp bạn tự xét một vị trí cụ thể thay vì tin vào khẩu hiệu.
Tự động hoá thay con người theo đơn vị nào?
Phần mềm tự động hoá như RPA (Robotic Process Automation) không hiểu “chức danh kế toán công nợ”. Nó chỉ thực hiện một chuỗi thao tác: mở file, đọc cột, so với mã trong hệ thống, ghi kết quả. Vì vậy phải tách công việc ra từng tác vụ trước khi trả lời câu hỏi thay hay không thay. Nếu chưa rõ RPA vận hành ra sao, bạn có thể xem bài giới thiệu RPA trước.
Ví dụ minh hoạ: một nhân viên công nợ phải thu làm sáu việc mỗi tuần.
- Tải sao kê ngân hàng về từ cổng ngân hàng điện tử.
- Đối chiếu từng khoản tiền về với hoá đơn còn mở.
- Gửi email nhắc nợ theo mẫu cho khoản quá hạn dưới 15 ngày.
- Gọi điện thoả thuận lịch trả với khách nợ lớn.
- Quyết định có nên tạm ngưng giao hàng cho một khách hay không.
- Giải thích cho kinh doanh vì sao số dư lệch.
Ba việc đầu có quy tắc rõ và dữ liệu số, nên robot làm được. Ba việc sau cần thương lượng và phán đoán, nên vẫn của người. Chức danh vẫn còn, nhưng thời gian ngồi đối chiếu thủ công giảm mạnh. Vị trí này đổi nội dung, không biến mất.
Ba câu hỏi để chấm điểm một tác vụ
Với mỗi tác vụ vừa tách, bạn trả lời ba câu. Cách này dùng được cho tác vụ văn phòng. Tác vụ trên dây chuyền sản xuất cần thêm yếu tố an toàn và cơ khí nên không nằm trong phạm vi bài này.
1. Quy tắc có viết ra được không?
Hãy thử viết quy tắc thành các câu “nếu… thì…”. Nếu hai nhân viên giỏi viết ra hai bộ quy tắc khác nhau cho cùng một việc, tác vụ đó chưa sẵn sàng. Lúc này bạn cần chuẩn hoá cách làm trước, thường bằng một quy trình thao tác chuẩn SOP, rồi mới tính chuyện giao cho robot.
2. Đầu vào có ở dạng số không?
File Excel, bảng trong cơ sở dữ liệu, tệp XML hoá đơn điện tử là đầu vào dễ. Ảnh chụp chứng từ, PDF quét hay email viết tự do là đầu vào khó và cần thêm lớp đọc tài liệu trước khi robot xử lý. Khi đó RPA đứng một mình không đủ, bạn cần xem sự phối hợp với AI ở bài so sánh RPA và AI.
3. Ngoại lệ chiếm bao nhiêu phần?
Đây là câu hỏi hay bị bỏ qua nhất. Một tác vụ có 95% hồ sơ chạy thẳng và 5% lệch vẫn tự động hoá tốt nếu 5% đó được chuyển cho người xử lý. Một tác vụ mà cứ hai hồ sơ lại có một hồ sơ cần hỏi thêm thì robot chỉ làm được phần đầu. Phần còn lại tạo ra hàng đợi ngoại lệ cho người làm, và đôi khi nặng hơn việc cũ.
Bảng chấm điểm một tác vụ
Bạn có thể in bảng dưới đây và chấm cho từng tác vụ của một vị trí. Dùng thang 0 đến 2 điểm cho mỗi tiêu chí. Tác vụ đạt từ 5 điểm trở lên là ứng viên cho robot. Mốc 5 điểm là cách chia của người viết bài, không phải chuẩn của ngành, bạn có thể đổi theo thực tế đơn vị.
| Tiêu chí | 0 điểm | 1 điểm | 2 điểm |
|---|---|---|---|
| Quy tắc | Mỗi người làm một kiểu | Có thói quen chung, chưa viết ra | Đã có SOP, làm theo là xong |
| Dạng đầu vào | Giọng nói, ảnh, thư tự do | PDF có khung cố định | Bảng, file cấu trúc, API |
| Tỷ lệ ngoại lệ | Trên 30% hồ sơ | Khoảng 10–30% | Dưới 10% |
| Tần suất | Vài lần mỗi quý | Hằng tuần | Hằng ngày hoặc hằng giờ |
| Hậu quả khi sai | Mất hợp đồng, sai pháp lý | Phải sửa, mất thời gian | Sửa dễ, ít thiệt hại |
| Độ ổn định của hệ thống | Giao diện đổi liên tục | Đổi vài lần mỗi năm | Ổn định, có API |
Tiêu chí cuối hay bị bỏ sót. Robot RPA thao tác theo giao diện, nên khi nhà cung cấp phần mềm đổi vị trí nút bấm, robot có thể dừng. Chi phí bảo trì kiểu này là có thật và nên tính vào bài toán, xem thêm các khoản chi phí triển khai RPA. Với các nhóm quy trình hay đạt điểm cao, bạn có thể đối chiếu danh mục ở bài quy trình nên tự động hoá bằng RPA.
Số liệu nói gì về việc làm?
Báo cáo Future of Jobs 2025 của Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF), công bố ngày 8/1/2025, là nguồn được trích nhiều nhất. Báo cáo dựa trên khảo sát hơn 1.000 doanh nghiệp. Dự báo đến 2030, biến động việc làm tương đương 22% số việc, với 170 triệu việc mới và 92 triệu việc bị thay thế, tăng ròng 78 triệu. Báo cáo cũng cho biết gần 40% kỹ năng cần cho công việc sẽ thay đổi.
Điểm đáng đọc kỹ cho dân văn phòng là danh sách nhóm việc suy giảm. Theo các bài tổng hợp báo cáo, thu ngân và trợ lý hành chính nằm trong nhóm giảm nhanh nhất, còn nhân viên nhập liệu, giao dịch viên ngân hàng và nhân viên bưu chính cũng được nêu là nhóm giảm. Đây là dự báo từ khảo sát chủ doanh nghiệp toàn cầu, không phải số đo riêng cho Việt Nam, nên hãy dùng như chiều hướng chứ không như con số áp cho từng công ty.
Con số tăng ròng không an ủi được người đang ngồi ở vị trí bị thay thế. Việc mới thường đòi hỏi kỹ năng khác, ở chỗ khác. Vì vậy câu hỏi quan trọng với doanh nghiệp là bố trí lại người đang có như thế nào.
Những vai trò thường thay đổi nhất trong văn phòng
Dưới đây là cách phần việc dịch chuyển, rút ra từ cách các quy trình văn phòng hay được tự động hoá. Đây là nhận định biên tập, không phải số liệu điều tra.
- Nhập liệu: khối lượng gõ tay giảm khi có OCR và robot đưa dữ liệu vào hệ thống, còn người chuyển sang kiểm tra bản ghi nghi sai. Bạn có thể xem nghề này ở bài data entry là gì.
- Kế toán: đối chiếu sao kê, ghép hoá đơn với đơn mua hàng là phần dễ giao cho robot. Phần phân tích chênh lệch và làm việc với kiểm toán vẫn cần người. Chi tiết nghiệp vụ nằm trong bài RPA trong kế toán.
- Chăm sóc khách hàng: câu hỏi lặp lại được chatbot hoặc voicebot nhận, ca khó chuyển cho nhân viên. Nhân viên còn lại xử lý trường hợp phức tạp nên cần kỹ năng cao hơn.
- Hành chính, nhân sự: tạo tài khoản cho nhân viên mới, tổng hợp bảng công là việc theo quy tắc. Tư vấn, giải quyết khiếu nại thì không.
Khi nào robot làm cùng người, khi nào làm thay người?
Có hai kiểu triển khai và chúng dẫn đến hai kết quả khác nhau về nhân sự. Robot có người trực (attended) chạy trên máy nhân viên, được gọi khi họ cần, nên tác vụ đi kèm người. Robot không người trực (unattended) chạy trên máy chủ theo lịch, thường vào ban đêm, và làm trọn một khối việc. Hai kiểu được so sánh kỹ ở bài attended và unattended RPA.
Kiểu thứ nhất thường tăng năng suất cho từng người. Kiểu thứ hai là kiểu có khả năng làm giảm số giờ công của cả một nhóm. Vì thế khi chủ doanh nghiệp hỏi “robot có thay người không”, câu trả lời phụ thuộc vào việc chọn kiểu nào cho khối việc nào.
Các bước xét một vị trí trước khi quyết định về nhân sự
- Liệt kê tác vụ trong một tháng. Cho chính người đang làm tự ghi lại tác vụ và số giờ trong hai tuần. Nếu có sẵn nhật ký hệ thống, công cụ khai phá quy trình giúp thấy việc thực tế khác gì với việc trên giấy, xem process mining là gì.
- Chấm điểm bằng bảng ở trên. Ghi rõ tác vụ nào đạt, tác vụ nào chưa đạt vì thiếu quy tắc chứ không phải vì khó kỹ thuật.
- Cộng số giờ có thể giải phóng. Chỉ cộng giờ của tác vụ đạt điểm. Số giờ này thường ít hơn tổng giờ của vị trí, vì phần ngoại lệ và giám sát vẫn còn.
- Quyết định hướng cho phần giờ giải phóng. Có ba hướng thực tế: nhận thêm khối lượng mà không tuyển thêm, chuyển người sang việc có phán đoán, hoặc giảm giờ làm hay biên chế. Chọn hướng nào là quyết định của ban lãnh đạo, không phải của phần mềm.
- Nói với người trong cuộc trước khi robot chạy. Nhân viên biết rõ nhất ngoại lệ nằm ở đâu. Nếu họ thấy mình bị loại khỏi cuộc chơi, họ ít khi chia sẻ chi tiết đó và robot sẽ sai ở đúng những chỗ ấy.
Điều cần biết về lao động khi công nghệ làm thay việc
Nếu việc tự động hoá dẫn đến cắt giảm vị trí, Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14, có hiệu lực từ 1/1/2021) có điều khoản riêng cho trường hợp thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ. Theo Điều 42, người sử dụng lao động phải xây dựng phương án sử dụng lao động, và ưu tiên đào tạo, chuyển sang việc mới. Khi không thể bố trí lại, Điều 47 quy định trợ cấp mất việc làm. Tuy nhiên, hãy đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi luật sư lao động trước khi áp dụng vào một trường hợp cụ thể, vì bài này không thay cho tư vấn pháp lý.
Việc thông báo, tham vấn tổ chức đại diện người lao động và hồ sơ chứng minh lý do công nghệ nên chuẩn bị từ lúc lập kế hoạch tự động hoá, không đợi đến khi robot đã chạy.
Những tình huống tự động hoá không thay được người
- Chịu trách nhiệm pháp lý: chữ ký trên báo cáo thuế, hợp đồng, quyết định kỷ luật vẫn là của người có thẩm quyền.
- Thương lượng và quan hệ: thoả thuận lịch trả nợ, giữ khách hàng đang giận cần sự linh hoạt mà quy tắc cứng không có.
- Tình huống chưa từng gặp: robot chạy theo kịch bản. Khi quy định mới ra hoặc đối tác đổi định dạng chứng từ, người phải sửa quy tắc.
- Giám sát và sửa robot: mỗi robot cần người theo dõi lỗi, cập nhật khi hệ thống đổi giao diện. Đây là vai trò mới, thường do chính nhân viên cũ đảm nhận nếu được đào tạo.
Sai lầm thường gặp khi hiểu về chuyện thay thế
Chấm điểm theo chức danh thay vì theo tác vụ
Kết luận kiểu “kế toán sẽ mất việc” hay “kế toán an toàn” đều thiếu căn cứ. Hai kế toán cùng chức danh có thể làm tỷ lệ việc theo quy tắc rất khác nhau tuỳ công ty. Cách sửa là quay lại bảng chấm điểm tác vụ.
Tính tiết kiệm trên toàn bộ giờ công
Một tác vụ chiếm 40% thời gian của một người không đồng nghĩa giải phóng 40% một vị trí, vì thời gian được trả lại nằm rải rác trong tuần, khó gom thành một công việc mới. Cách sửa là gom tác vụ cùng loại về một người trước khi tính lại biên chế.
Quên chi phí chạy sau khi triển khai
Giấy phép, máy chủ, người bảo trì robot và thời gian xử lý ngoại lệ đều là chi phí lặp lại. Nếu chỉ so lương một người với giá phần mềm năm đầu, kết quả sẽ lệch.
Để nhân viên biết tin qua tin đồn
Khi nhân viên đoán rằng robot sẽ thế chỗ mình, họ có thể không cung cấp chi tiết về ngoại lệ, hoặc rời đi sớm khiến tri thức thất thoát. Cách sửa là nói rõ phạm vi và hướng bố trí lại ngay từ buổi khảo sát đầu tiên.
So sánh ngắn: tự động hoá, AI và outsourcing
| Cách làm | Thay gì | Người còn lại làm gì |
|---|---|---|
| RPA | Thao tác lặp theo quy tắc trên giao diện | Xử lý ngoại lệ, duyệt, bảo trì robot |
| AI (đọc tài liệu, hội thoại) | Phần cần hiểu ngôn ngữ, ảnh, giọng nói | Kiểm tra kết quả độ tin cậy thấp |
| Thuê ngoài (BPO) | Cả khối việc, bằng nhân sự bên cung cấp | Quản lý hợp đồng, kiểm soát chất lượng |
Thuê ngoài không phải tự động hoá, nó chuyển người làm sang bên khác. Hai hướng này có thể kết hợp, nhưng ảnh hưởng đến lao động trong công ty là khác nhau. Chatbot và RPA cũng khác nhau về việc phục vụ khách hay làm việc nền, bạn có thể xem bài so sánh chatbot và RPA.
Câu hỏi thường gặp
Tự động hoá có thay thế hoàn toàn con người không?
Với công việc văn phòng, hiếm khi thay hoàn toàn. Nó thay các tác vụ có quy tắc rõ, còn phán đoán, thương lượng và trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về người. Tuy nhiên, một vị trí gồm gần như toàn tác vụ theo quy tắc có thể bị thu hẹp đáng kể.
Nghề nào dễ bị ảnh hưởng nhất?
Theo các bài tổng hợp báo cáo Future of Jobs 2025 của WEF, thu ngân, trợ lý hành chính, nhân viên nhập liệu, giao dịch viên ngân hàng và nhân viên bưu chính nằm trong nhóm giảm. Đây là dự báo toàn cầu, mức độ tại Việt Nam còn tuỳ ngành và từng doanh nghiệp.
Tôi là nhân viên văn phòng, nên làm gì để không bị thay thế?
Hãy tự liệt kê tác vụ của mình và đánh dấu việc nào theo quy tắc cố định. Học cách mô tả quy trình cho robot, xử lý ngoại lệ và đọc số liệu. Người hiểu nghiệp vụ và biết vận hành robot thường có vị thế tốt hơn người chỉ làm tay.
Chủ doanh nghiệp có được sa thải người vì đã tự động hoá không?
Pháp luật lao động Việt Nam cho phép chấm dứt hợp đồng khi thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ, nhưng kèm điều kiện như phương án sử dụng lao động, thủ tục thông báo và trợ cấp mất việc làm (Điều 42 và 47 Bộ luật Lao động 2019). Hãy hỏi luật sư lao động cho trường hợp cụ thể.
RPA có làm người dùng bị mất việc nhanh hơn AI không?
Không có kết luận chung. RPA mạnh ở việc theo quy tắc, AI mạnh ở việc cần hiểu ngôn ngữ và hình ảnh. Khi kết hợp, phạm vi tác vụ có thể tự động hoá rộng hơn, và rủi ro với các vị trí xử lý chứng từ tăng lên.
Làm sao biết một tác vụ có đáng tự động hoá không?
Dùng bảng chấm điểm sáu tiêu chí trong bài: quy tắc, dạng đầu vào, ngoại lệ, tần suất, hậu quả khi sai và độ ổn định của hệ thống. Tác vụ vướng ở tiêu chí quy tắc thường cần được chuẩn hoá trước khi bàn đến công cụ.
Đọc thêm tin tức, phân tích về AI, blockchain và chuyển đổi số trên blog công nghệ VBPO, hoặc các bài khác trong chuyên mục RPA & tự động hoá quy trình.