Trả lời nhanh: Phần mềm quản lý văn bản theo dõi công văn đến đi, người xử lý và hạn, để hồ sơ không chỉ nằm ở một máy cá nhân.
Điểm chính
- Phần mềm quản lý văn bản theo dõi công văn đến đi, người xử lý và hạn, để hồ sơ không chỉ nằm ở một máy cá nhân.
- Bắt đầu bằng một tình huống thật, thử trên phạm vi nhỏ, đo kết quả, rồi mới mở rộng. Không bắt đầu bằng việc mua công cụ.
- Phù hợp khi quy trình đã có dữ liệu và có người dùng kết quả. Chưa phù hợp khi quy trình còn chưa viết được.
- Đừng dùng phần mềm quản lý văn bản để né một quyết định quản trị. Công cụ không thay người ký và không thay trách nhiệm với khách hàng.
- Thuộc chuyên mục Phần mềm doanh nghiệp. Chỉ mở rộng sau khi một phạm vi nhỏ đã đo được.
Mục lục
phần mềm quản lý văn bản là gì
Phần mềm quản lý văn bản theo dõi công văn đến đi, người xử lý và hạn, để hồ sơ không chỉ nằm ở một máy cá nhân.
Người đọc bài này nên ra về với một câu trả lời dùng được: phần mềm quản lý văn bản giải quyết việc gì, không giải quyết việc gì, và ai chịu trách nhiệm khi kết quả sai. Định nghĩa để trang trí slide thì chưa đủ.
phần mềm quản lý văn bản hoạt động ra sao?
Bắt đầu bằng một tình huống thật, thử trên phạm vi nhỏ, đo kết quả, rồi mới mở rộng. Không bắt đầu bằng việc mua công cụ.
Hình dung theo bốn bước, không cần công cụ đắt tiền ở bước đầu:
- Viết việc cần làm bằng một câu, có đầu vào và đầu ra.
- Lấy một mẫu nhỏ dữ liệu hoặc một tình huống thật, không lấy cả hệ thống.
- Cho phần mềm quản lý văn bản chạy trên mẫu đó và ghi chỗ sai.
- Chỉ mở rộng khi chỗ sai đã có người sửa và có cách đo.
Khi nào nên dùng phần mềm quản lý văn bản?
Phù hợp khi quy trình đã có dữ liệu và có người dùng kết quả. Chưa phù hợp khi quy trình còn chưa viết được.
Nên dùng khi ba điều cùng đúng. Việc lặp hoặc đủ lớn để làm tay không xuể. Có dữ liệu hoặc có chứng từ để đối chiếu. Có một người được giao quyền dừng lại nếu kết quả không đạt.
Chưa nên dùng khi đội chưa thống nhất thế nào là đúng. Thêm công cụ vào một quy trình đang cãi nhau về định nghĩa sẽ tạo ra một hệ thống sai nhanh hơn, không phải một hệ thống tốt hơn.
| Câu hỏi | Nếu trả lời có | Nếu trả lời không |
|---|---|---|
| Việc có lặp không? | Đáng xem phần mềm quản lý văn bản | Hãy viết quy trình trước |
| Có cách biết sai không? | Có thể đo thí điểm | Chưa đưa vào vận hành |
| Có người chịu trách nhiệm không? | Gắn tên người đó | Đừng giao cho công cụ |
| Phạm vi có hẹp không? | Thí điểm được | Chia nhỏ rồi hãy làm |
Ví dụ trong công việc
Một đội đang làm trong phần mềm doanh nghiệp muốn dùng phần mềm quản lý văn bản. Họ không mua nền tảng ngay. Họ chọn một tuần dữ liệu cũ, nhờ một người thành thạo làm đối chứng, và so với kết quả của phần mềm quản lý văn bản. Chỗ khớp thì ghi lại điều kiện. Chỗ lệch thì không "sửa cho đẹp" mà tìm vì sao lệch.
Phù hợp khi quy trình đã có dữ liệu và có người dùng kết quả. Chưa phù hợp khi quy trình còn chưa viết được. Sau hai tuần, họ chỉ giữ những trường hợp đã khớp. Phần còn lại vẫn do người làm. Đó là cách đưa phần mềm quản lý văn bản vào việc mà không đánh đổi trách nhiệm.
Người phụ trách cần chuẩn bị gì?
Trước khi dùng phần mềm quản lý văn bản trong việc thật, người phụ trách nên viết một trang giấy: việc nào được làm, việc nào cấm, dữ liệu nào được xem, và ai được dừng thí điểm. Trang này quan trọng hơn tài khoản phần mềm. Không có trang này thì mỗi người hiểu phần mềm quản lý văn bản một kiểu, và kết quả không so được.
Nên hẹn một ngày đọc kết quả, không để thí điểm kéo dài không hạn. Đến ngày đó, chỉ có hai lối: giữ vì số liệu đạt ngưỡng đã viết, hoặc dừng vì không đạt. Không có lối thứ ba là "cho thêm thời gian" nếu ngưỡng chưa được viết lại từ đầu.
Dễ nhầm và rủi ro
Đừng dùng phần mềm quản lý văn bản để né một quyết định quản trị. Công cụ không thay người ký và không thay trách nhiệm với khách hàng.
Ba nhầm lẫn hay gặp:
- Coi tên gọi là giải pháp. Đổi tên dự án thành phần mềm quản lý văn bản không đổi kết quả.
- Đo bằng số lần dùng, không đo bằng số lần đúng. Một công cụ được mở nhiều mà quyết định vẫn sai thì chưa có ích.
- Bỏ người kiểm tra vì bảng điều khiển màu xanh. Màu xanh chỉ đúng với chỉ số đã chọn. Chỉ số chọn sai thì xanh vẫn là sai.
Câu hỏi thường gặp
phần mềm quản lý văn bản có thay người làm việc đó không?
Không. phần mềm quản lý văn bản xử lý phần lặp hoặc phần tính toán đã có quy tắc. Người vẫn chọn quy tắc, xử lý ngoại lệ và chịu trách nhiệm với khách hàng, với số liệu hoặc với hồ sơ.
Doanh nghiệp nhỏ có dùng được không?
Có, nếu bắt đầu bằng một việc nhỏ và một công cụ sẵn có, không bằng một dự án nhiều tháng. Phù hợp khi quy trình đã có dữ liệu và có người dùng kết quả. Chưa phù hợp khi quy trình còn chưa viết được.
Làm sao biết đã dùng đúng?
Có một mẫu đối chứng do người làm, và kết quả của phần mềm quản lý văn bản khớp với mẫu đó trên các trường đã chọn. Không khớp thì chưa được gọi là xong. Đừng dùng phần mềm quản lý văn bản để né một quyết định quản trị. Công cụ không thay người ký và không thay trách nhiệm với khách hàng.
Có nên đưa vào quy trình chính ngay không?
Chưa. Hãy để ở thí điểm cho đến khi số lần phải sửa nằm trong giới hạn đội đã viết từ trước. Giới hạn viết sau khi thấy kết quả thì luôn được nới, và thí điểm mất nghĩa.
phần mềm quản lý văn bản khác gì với việc đang làm bằng bảng tính hoặc bằng kinh nghiệm?
Bắt đầu bằng một tình huống thật, thử trên phạm vi nhỏ, đo kết quả, rồi mới mở rộng. Không bắt đầu bằng việc mua công cụ. Khác ở chỗ cách làm phải lặp lại được và kiểm được, không phụ thuộc vào một người nhớ trong đầu. Nếu chưa kiểm được thì giữ cách cũ song song, đừng tắt cách cũ trong tuần đầu.