Cloud ERP là gì?

Mục lục

1. Cloud ERP là gì?
2. Cloud ERP hoạt động thế nào?
3. Multi-tenant và single-tenant khác nhau thế nào?
4. Cloud ERP SaaS có giống ERP “hosted” không?
5. Cloud ERP gồm những thành phần và hình thức nào?
6. Cloud ERP khác ERP tại chỗ ở những điểm nào?
7. Ví dụ minh hoạ: công ty phân phối 120 nhân viên
8. Cloud ERP có lợi và có hại gì?
9. Dữ liệu và pháp lý khi đặt ERP trên đám mây
10. Checklist hỏi nhà cung cấp trước khi ký
11. Cloud ERP so với các khái niệm gần
12. Khi nào nên và không nên chọn cloud ERP?
13. Câu hỏi thường gặp

Cloud ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống gom tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất và nhân sự vào một cơ sở dữ liệu chung. Nếu bạn cần nền tảng về ERP, hãy đọc bài ERP là gì và các phân hệ. Bài này chỉ bàn phần khác biệt khi ERP chạy trên đám mây.

Cloud ERP là cách cung cấp ERP theo đó nhà cung cấp lưu trữ phần mềm và dữ liệu tại trung tâm dữ liệu của họ. Hệ thống được triển khai trên hạ tầng đám mây của nhà cung cấp và truy cập qua Internet. Doanh nghiệp không còn phải mua bản quyền vĩnh viễn rồi tự dựng máy chủ.

Gartner định nghĩa chặt hơn, theo mô tả cho nhóm cloud ERP dành cho doanh nghiệp sản xuất và phân phối. Cloud ERP được cung cấp theo giấy phép SaaS, kèm các bản cập nhật bắt buộc diễn ra thường xuyên. Nhà cung cấp chịu trách nhiệm hỗ trợ ứng dụng, cấp phát và quản lý hạ tầng. Có hai chi tiết cần chú ý trong định nghĩa này: cập nhật bắt buộc và nhà cung cấp quản lý hạ tầng. Hai chi tiết đó quyết định cách bạn làm việc với hệ thống hằng ngày.

Cloud ERP hoạt động thế nào?

Người dùng đăng nhập bằng trình duyệt hoặc ứng dụng di động. Yêu cầu đi qua internet đến cụm máy chủ ứng dụng của nhà cung cấp. Cụm này đọc và ghi vào cơ sở dữ liệu ERP, rồi trả kết quả về. Khi kế toán ghi nhận một hoá đơn mua hàng, kho và công nợ phải trả cùng nhìn thấy số liệu ấy, vì cả hai phân hệ dùng chung một cơ sở dữ liệu. Dữ liệu chỉ nhập một lần rồi chia sẻ cho mọi bộ phận liên quan.

Điểm khác nằm ở việc ai quản lý tầng nào. Hình dưới so sánh phân công giữa ERP tại chỗ và cloud ERP dạng SaaS.

Với SaaS, bạn vẫn chịu trách nhiệm về chất lượng dữ liệu, danh mục (khách hàng, vật tư, tài khoản kế toán), phân quyền người dùng và quy trình phê duyệt. Nhà cung cấp lo máy chủ, bản vá và khả năng chịu tải. Đây là phần mà nhiều doanh nghiệp bỏ sót khi dự toán nhân sự: cloud ERP không loại bỏ người quản trị hệ thống, mà đổi vai trò của họ sang quản trị cấu hình, tích hợp và phân quyền.

Multi-tenant và single-tenant khác nhau thế nào?

Đây là điểm các bài phổ thông hay bỏ qua, nhưng nó quyết định chất lượng của một “cloud ERP”.

• Multi-tenant (đa khách hàng thuê chung): một bản phần mềm và hạ tầng phục vụ nhiều khách hàng, mọi người cùng dùng ứng dụng và phần mềm cơ sở dữ liệu. Dữ liệu của từng khách được tách biệt về mặt logic. Một tài liệu về ERP SaaS cho biết cách tách thường là bảo mật theo hàng hoặc tách schema trong cơ sở dữ liệu dùng chung.
• Single-tenant (một khách một bản): mỗi khách hàng có cơ sở dữ liệu và bản phần mềm độc lập. Bạn có môi trường riêng, dễ tuỳ biến sâu hơn, nhưng hạ tầng chuyên biệt này thường đắt hơn.

Hệ quả thực tế: với multi-tenant, nhà cung cấp có thể đẩy bản cập nhật, bản vá bảo mật và tính năng mới cho mọi khách cùng lúc. Cái giá là bạn khó đi lệch khỏi luồng quy trình chuẩn của nhà cung cấp. Nếu quy trình của bạn đặc thù (ví dụ tính giá thành theo lô với nhiều công đoạn phụ), hãy kiểm tra xem nhà cung cấp cho phép cấu hình đến mức nào trước khi ký hợp đồng.

Cloud ERP SaaS có giống ERP “hosted” không?

Không. Hosted ERP là phần mềm ERP truyền thống do một đối tác cài trên máy chủ ảo hoặc máy chủ thuê, rồi bạn truy cập từ xa. Bạn có thể vẫn trả phí hằng tháng và vẫn đăng nhập qua trình duyệt, nhưng bản chất vẫn là một bản cài riêng cho bạn. Một nhận định thường được trích từ Gartner cho rằng việc lưu trữ và quản trị ứng dụng không đồng nghĩa với SaaS. Nhà phân tích diginomica cũng ghi nhận nhiều sản phẩm ERP đám mây vẫn là sản phẩm hosted, single-tenant.

Với hosted ERP, việc nâng cấp phiên bản thường là một dự án riêng có kiểm thử và chi phí riêng. Một bài phân tích khác viết rằng đối tác có thể lưu trữ và bảo trì giải pháp single-tenant để lấy phí, còn thuê bao multi-tenant loại bỏ khoản chi tuỳ biến này. Khi nhận báo giá, hãy hỏi thẳng: hệ thống là một bản dùng chung hay một bản riêng cho tôi, và ai chịu chi phí mỗi lần nâng cấp?

Hình sau giúp bạn xếp các mô hình theo hai câu hỏi: bạn cần tuỳ biến nhiều hay ít, và bạn muốn nhà cung cấp hay đội IT của mình lo nâng cấp.

Cloud ERP gồm những thành phần và hình thức nào?

Theo phân hệ

Phân hệ cốt lõi gồm tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, và thường có thêm nhân sự, sản xuất, quản lý dự án. Các hệ cloud ERP hiện đại thường bán theo gói phân hệ: bạn thuê tài chính trước, thêm kho hoặc sản xuất sau. Một số có kèm CRM; nếu bạn quan tâm riêng phần này, xem các loại CRM và tính năng.

Theo phạm vi ngành

Gartner chia thị trường cloud ERP theo kiểu doanh nghiệp. Nhóm hướng sản phẩm gồm sản xuất, phân phối, giao hàng và bảo trì hàng hoá. Nhóm hướng dịch vụ (service-centric) gồm tài chính, mua sắm, dự án, nhân sự và báo cáo. Một công ty phần mềm hay tư vấn sẽ cần bộ tính năng khác một nhà máy: dự án và chấm công theo giờ so với BOM, định mức và kế hoạch sản xuất.

Theo mức độ tuỳ biến

Đa số nền tảng lớn cho phép thêm trường dữ liệu, thay đổi biểu mẫu, quy trình phê duyệt và báo cáo qua công cụ cấu hình. Cho những gì vượt quá, bạn thường dùng API để kết nối ứng dụng ngoài, thay vì sửa mã lõi. Nếu muốn hiểu cách kết nối này, đọc API là gì và cách bảo mật.

Cloud ERP khác ERP tại chỗ ở những điểm nào?

Tiêu chí	Cloud ERP (SaaS)	ERP tại chỗ
Hạ tầng	Nhà cung cấp vận hành	Doanh nghiệp mua hoặc thuê, tự quản lý
Hình thức chi trả	Thuê bao theo người dùng hoặc phân hệ	Bản quyền ban đầu, phí bảo trì hằng năm
Nâng cấp	Nhà cung cấp phát hành theo lịch, thường bắt buộc	Doanh nghiệp quyết định thời điểm
Tuỳ biến	Cấu hình và mở rộng qua API, hạn chế sửa lõi	Có thể sửa mã nếu có quyền
Vị trí dữ liệu	Do nhà cung cấp chọn hoặc theo hợp đồng	Doanh nghiệp tự quyết định
Truy cập từ xa	Có sẵn qua internet	Cần VPN hoặc mở cổng
Nhân sự IT cần	Quản trị cấu hình, tích hợp, phân quyền	Thêm quản trị máy chủ, sao lưu, bảo mật hạ tầng
Rủi ro chính	Phụ thuộc nhà cung cấp, khó rời đi	Hạ tầng cũ, nâng cấp bị trì hoãn

Nhiều doanh nghiệp thấy bảng này vẫn do dự vì câu hỏi “SaaS hay tại chỗ” còn rộng hơn ERP. Phần so sánh tổng quát nằm ở bài SaaS và on-premise. Phần này chỉ nhắc điểm riêng của ERP: dữ liệu giao dịch liên kết chặt giữa các phân hệ, nên việc rời nhà cung cấp tốn kém hơn nhiều so với đổi một phần mềm đơn lẻ.

Ví dụ minh hoạ: công ty phân phối 120 nhân viên

Ví dụ minh hoạ, không phải số liệu thực: một công ty phân phối hàng tiêu dùng có kho ở Hà Nội, Đà Nẵng và TP.HCM. Kế toán dùng phần mềm riêng, kho dùng bảng tính, kinh doanh nhập đơn bằng email. Cuối tháng, kế toán mất nhiều ngày đối chiếu tồn kho với sổ cái.

Nếu chuyển sang cloud ERP, ba kho cùng nhập vào một danh mục hàng hoá. Phiếu nhập kho tự sinh bút toán. Giám đốc xem tồn kho theo từng kho qua trình duyệt, không cần ai gom file. Điều cần làm ở giai đoạn dự án là dọn danh mục: mỗi sản phẩm một mã, mỗi khách hàng một hồ sơ. Công ty cũng cần thống nhất quy tắc ghi nhận giá vốn. Cloud ERP không sửa được hai việc này thay bạn.

Ngoài ra, bài toán về hoá đơn và thuế vẫn thuộc trách nhiệm doanh nghiệp. ERP cần kết nối với nhà cung cấp hoá đơn điện tử; chi tiết có trong bài hoá đơn điện tử có mã và không mã.

Cloud ERP có lợi và có hại gì?

Lợi ích có cơ sở

• Không phải dựng và vận hành hạ tầng ERP riêng. Bạn tránh được mua máy chủ, cấp phép cơ sở dữ liệu và phòng máy cho riêng ERP.
• Cập nhật tính năng và bản vá đến đều. Với multi-tenant, mọi khách dùng cùng phiên bản, nên bạn không bị tụt lại nhiều phiên bản như ERP tại chỗ bị bỏ quên.
• Mở thêm chi nhánh nhanh hơn. Thêm người dùng, thêm pháp nhân hay kho mới phần lớn là thao tác cấu hình, không phải mua thêm máy.
• Truy cập từ xa mặc định. Người đi thị trường hoặc kế toán ở chi nhánh không cần VPN.

Nhược điểm cần chấp nhận

• Cập nhật bắt buộc. Giao diện hoặc quy trình có thể đổi theo lịch của nhà cung cấp. Bạn cần người kiểm thử và thông báo cho phòng ban trước mỗi đợt.
• Giới hạn tuỳ biến lõi. Muốn sửa sâu thì phải chọn single-tenant hoặc chấp nhận trả phí cao.
• Chi phí thuê bao cộng dồn. Sau vài năm, tổng chi có thể ngang hoặc vượt mua đứt. Hãy lập bảng tổng chi phí sở hữu (TCO) ít nhất 5 năm, gồm thuê bao, tích hợp, đào tạo, dung lượng lưu trữ thêm và phí gói nâng cao.
• Phụ thuộc kết nối. Văn phòng hoặc nhà máy mất internet thì khó nhập liệu. Đây là điểm cần cân nhắc với kho và dây chuyền sản xuất ở khu vực mạng yếu.
• Lo ngại cách ly dữ liệu. Khách hàng có thể lo dữ liệu bị truy cập chéo do lỗi hệ thống. Bạn nên yêu cầu nhà cung cấp trình bày cơ chế tách dữ liệu và báo cáo kiểm toán bảo mật của họ.

Dữ liệu và pháp lý khi đặt ERP trên đám mây

ERP chứa hồ sơ nhân sự, lương, thông tin khách hàng và dữ liệu kế toán, nên hợp đồng với nhà cung cấp cloud ERP cần xác định rõ vai trò xử lý dữ liệu cá nhân của mỗi bên, phạm vi truy cập của nhân viên nhà cung cấp và nghĩa vụ báo cáo khi có sự cố. Bạn nên nhờ pháp chế hoặc luật sư rà soát hợp đồng, vì bài này không thay thế tư vấn pháp lý. Phần khái niệm chung về dịch vụ đám mây và các điểm pháp lý liên quan có ở bài cloud computing là gì.

Checklist hỏi nhà cung cấp trước khi ký

1. Kiến trúc: hệ thống là multi-tenant hay mỗi khách một bản? Bao lâu có một đợt cập nhật lớn và bạn có quyền hoãn không?
2. SLA: mức khả dụng cam kết là bao nhiêu, đo thế nào, bồi hoàn ra sao khi vi phạm?
3. Sao lưu và khôi phục: tần suất sao lưu, thời gian khôi phục mục tiêu, nơi đặt bản sao. Bạn có thể đối chiếu với nội dung cloud backup và disaster recovery.
4. Vị trí dữ liệu: dữ liệu đặt ở quốc gia nào, bản sao dự phòng ở đâu?
5. Xác thực và phân quyền: có xác thực đa yếu tố, đăng nhập một lần (SSO), nhật ký truy cập không? Xem thêm MFA là gì.
6. Tích hợp: có API công khai, giới hạn số lần gọi, công cụ nhập xuất dữ liệu hàng loạt không?
7. Chấm dứt hợp đồng: định dạng xuất dữ liệu, thời gian giữ dữ liệu sau khi dừng, chi phí hỗ trợ di chuyển.

Cloud ERP so với các khái niệm gần

• ERP tại chỗ: cài trên hạ tầng của bạn, như đã so sánh ở bảng trên.
• SaaS nói chung: cloud ERP là một loại SaaS, nhưng ERP có dữ liệu liên thông nhiều phân hệ nên rủi ro khoá nhà cung cấp cao hơn. Xem SaaS là gì cho khung chung.
• ERP chạy trên hybrid cloud: một số phân hệ nhạy cảm đặt ở hạ tầng riêng, phần còn lại ở đám mây. Hướng này thường gặp khi dữ liệu sản xuất cần ở gần nhà máy. Bạn có thể đọc thêm ở bài hybrid cloud là gì.

Khi nào nên và không nên chọn cloud ERP?

Phù hợp khi

• Quy trình của bạn gần với quy trình chuẩn của ngành, ít cần sửa lõi.
• Bạn có nhiều chi nhánh, kho hoặc công ty con cần nhìn chung một bộ số.
• Đội IT nhỏ, không đủ người trực hạ tầng ERP ngoài giờ.
• Doanh nghiệp đang dùng ERP cũ chạy trên phiên bản không còn được nâng cấp.

Cân nhắc kỹ hoặc chưa phù hợp khi

• Nhà máy ở nơi đường truyền thiếu ổn định mà ERP phải xử lý giao dịch liên tục tại xưởng.
• Quy trình tính giá, định mức hoặc kế toán nội bộ rất đặc thù và cần sửa mã lõi.
• Hợp đồng khách hàng hoặc quy định ngành yêu cầu dữ liệu đặt tại hạ tầng của chính doanh nghiệp.
• Dữ liệu danh mục đang lẫn lộn nhiều phiên bản và chưa ai thống nhất nguồn đúng. Việc này nên giải quyết trước khi chuyển hệ thống.

Với doanh nghiệp sản xuất, hãy xem cloud ERP trong bức tranh số hoá toàn nhà máy ở bài chuyển đổi số trong sản xuất, vì ERP chỉ là một lớp trên dữ liệu từ xưởng.

Câu hỏi thường gặp

Cloud ERP có phải là ERP chạy trên máy chủ thuê ngoài không?

Không hoàn toàn. ERP đặt trên máy chủ thuê là hosted ERP, mỗi khách thường có một bản cài riêng. Cloud ERP đúng nghĩa SaaS do nhà cung cấp vận hành cả ứng dụng và hạ tầng, và nâng cấp theo lịch chung. Hãy hỏi rõ kiến trúc trước khi so giá.

Cloud ERP có rẻ hơn ERP tại chỗ không?

Chi phí ban đầu thường thấp hơn vì không mua máy chủ và bản quyền vĩnh viễn. Nhưng thuê bao cộng dồn theo năm, cộng thêm tích hợp, đào tạo và gói nâng cao. Câu trả lời chỉ có khi bạn lập TCO nhiều năm cho cả hai phương án với cùng phạm vi chức năng.

Dữ liệu trên cloud ERP có an toàn không?

Mức an toàn phụ thuộc nhà cung cấp và cấu hình của bạn. Bạn cần hỏi về cách tách dữ liệu giữa các khách, mã hoá, sao lưu, nhật ký truy cập và báo cáo kiểm toán bảo mật. Phần của bạn gồm phân quyền chặt, bật xác thực đa yếu tố và thu hồi tài khoản nhân viên nghỉ việc.

Tuỳ biến cloud ERP được đến mức nào?

Thông thường bạn thêm trường, đổi biểu mẫu, xây quy trình phê duyệt và báo cáo bằng công cụ cấu hình, rồi kết nối hệ thống khác qua API. Sửa mã lõi thường không được phép ở multi-tenant. Nếu quy trình của bạn cần sửa lõi, hãy xét single-tenant hoặc ERP tại chỗ.

Chuyển từ ERP cũ sang cloud ERP gồm những việc gì?

Gồm rà soát quy trình và danh mục, làm sạch và ánh xạ dữ liệu cũ, cấu hình phân hệ, thiết lập tích hợp (ngân hàng, hoá đơn điện tử, thương mại điện tử), kiểm thử với người dùng thật, đào tạo và chuyển đổi số dư đầu kỳ. Phần dọn dữ liệu và thống nhất quy trình thường tốn thời gian hơn phần cài đặt.

Doanh nghiệp nhỏ có nên dùng cloud ERP không?

Có thể phù hợp nếu quy trình đã rõ và cần nhìn chung số liệu giữa kế toán, kho và bán hàng. Nếu hiện chỉ cần kế toán và hoá đơn, một phần mềm kế toán đám mây có thể đủ, và ERP đầy đủ sẽ là chi phí chưa cần thiết. Hãy liệt kê quy trình cần liên thông trước khi chọn.