Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đang đặt tất cả các doanh nghiệp vào một cuộc đua "sinh tử", nhưng nếu chuyển đổi số thành công doanh nghiệp sẽ có cơ hội thay đổi và phát triển.  

Digital transformation chưa bao giờ là dễ dàng, nhất là việc đứng trước sự khó khăn khi làm cách nào để vừa thay đổi, nhưng vẫn bảo toàn được những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. 

Ngoài việc xác định rõ mục tiêu, quy mô, tiềm lực kinh tế phục vụ cho công cuộc chuyển đổi, thì việc lựa chọn một sản phẩm, hay giải pháp chuyển đổi số phù hợp với doanh nghiệp, bộ phận tài chính - kế toán cũng là một điều hết sức quan trọng.

Đặc biệt trong tình hình dịch bệnh hiện nay >> đặt ra bài toán nhân sự xử lý (thiếu nhân sự) và việc phải làm việc từ xa (thay đổi quy trình) >> PHẢI ÁP DỤNG CÔNG NGHỆ SỐ CHO BỘ PHẬN TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN!

Do đó, việc chuyển đổi số, tự động hóa các quy trình của nghiệp vụ Tài chính – Kế toán là một trong những ưu tiên hàng đâu.

* Thực trạng quản lý hóa đơn của kế toán hiện nay:

1. Lưu trữ và quản lý thủ công.

Kể từ thời điểm Chính Phủ có quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử (HDDT) , các tổ chức doanh nghiệp cũng bắt đầu ưu tiên sử dụng loại hóa đơn này bởi sự thuận tiện mà nó mang lại. Nhưng với cách thức làm việc và quản lý hóa đơn truyền thống, các kế toán viên mặc dù nhận được hóa đơn điện tử, nhưng mỗi nhà cung cấp lại gửi hóa đơn theo một định dạng khác nhau. Dẫn đến việc mỗi ngày, kế toán viên lại “khổ sở” tải và xử lý từng hóa đơn vì cứ mỗi email của mỗi nhà cung cấp lại có định dạng khác nhau. Việc này mặc dù đơn giản nhưng đang tốn rất nhiều thời gian và công sức của kế toán viên, không chỉ vậy nó sẽ ngày càng “phình to” ra theo thời gian. Chưa kể tới việc với để thuận tiện xử lý, kế toán vẫn phải in hóa đơn ra để nhập liệu thủ công vào bảng tính excel hoặc phần mềm kế toán. Ngoài ra, việc thu thập và lưu trữ hóa đơn giấy cũng đang thực hiện tại nhiều nguồn và lưu trữ không đồng bộ với hóa đơn điện tử. Từ đó khiến cho việc lưu trữ bị phân tán ở nhiều nơi, dẫn đến sự thiếu nhất quán, sai sót hoặc thậm chí là thất lạc dữ liệu, khi cần đến để tra cứu thì dữ liệu không còn.

2. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp thủ công.

Khi kế toán viên nhận được hóa đơn vào từ nhà cung cấp cần phải kiểm tra thông tin hóa đơn và đối chiếu với hệ thống của Tổng cục Thuế để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa. Kế toán có thể kiểm tra bằng mắt thường theo kinh nghiệm hoặc sử dụng mã số thuế để tra cứu thông tin doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu như không có phương pháp kiểm tra hoặc không đủ thời gian để kiểm tra toàn bộ hóa đơn sẽ dẫn đến sai sót, hóa đơn giả mạo,…gây tổn thất cho công ty. Đây trở thành một vấn đề đáng quan ngại đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Bởi nếu có sai sót trong bước kiểm tra này, thiệt hại của doanh nghiệp có thể lên đến những con số không tưởng.

3. Xử lý nhập liệu thủ công hóa đơn sang phần mềm kế toán.

Hàng ngày, kế toán tiếp nhận rất nhiều hóa đơn với nhiều định dạng khác nhau (hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử) đều phải thực hiện việc nhập liệu hóa đơn vào các phần mềm kế toán để xử lý nghiệp vụ. Quy trình này có thể không trở thành vấn đề với các doanh nghiệp ít phát sinh các nghiệp vụ trong kỳ. Nhưng đối với những doanh nghiệp có nhiều hoạt động trong tháng, quy mô lớn thì công tác nhập liệu này thực sự trở thành một vấn đề, vừa tốn thời gian của kế toán, rủi ro sai sót lại khá cao. Có trường hợp doanh nghiệp chọn thuê ngoài những nhập liệu viên để thay kế toán thực hiện công việc này, song cách giải quyết như vậy lại làm phát sinh các vấn đề khác như bảo mật hay chất lượng không đảm bảo.

Những thực trang trên, cũng chính là lý do mà doanh nghiệp cần phải nhanh chóng sử dụng giải pháp “TAIO – Giải pháp quản lý hóa đơn 4.0”.

TAIO tích hợp công nghệ RPA và AI-OCR, toàn bộ các thao tác từ “tiếp nhận hóa đơn” cho tới “kiểm tra xác thực thông tin với Tổng Cục Thuế”,  “đẩy dữ liệu và phần mềm kế toán” và “xuất các báo cáo Thuế” đều được các robot phần mềm thực hiện theo các bước tuần tự, hệt như một kế toán viên con người.

Với Giải pháp OCR được phát triển trên nền tảng trí tuệ nhân tạo nên có thể mang lại kết quả chính xác hơn cho các loại văn bản đa dạng biểu mẫu: hóa đơn điện tử (file PDF) và hóa đơn giấy (file ảnh hoặc scan), và nội dung bao gồm cả chữ in và chữ viết tay, các nội dung xóa sửa…

Với quy trình xử lý khép kín và chính xác, TAIO loại bỏ hoàn toàn loại bỏ các công việc thủ công của kế toán viên.

TAIO Progress

Nhờ đó, nhanh chóng hoàn thành các file dữ liệu cần thiết cho phòng tài chính - kế toán.

Không chỉ vậy, TAIO có rất nhiều tính năng vượt trôi, là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho bộ phận kế toán:

1. Cung cấp email miễn phí để tiếp nhận hóa đơn điện tử tập trung 

Mỗi người dùng sẽ được cung cấp một Email riêng, toàn bộ các hóa đơn điện tử được nhà cung cấp gửi đến, kế toán chỉ cần forward qua email này. Toàn bộ hóa đơn tại đây sẽ được tự động upload lên hệ thống để xử lý. Hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra được quản lý nhất quán.

2. Tự động trích xuất dữ liệu.

TAIO tự động trích xuất dữ liệu trên hóa đơn

Dữ liệu trên hóa đơn nhanh chóng được trích xuất đầy đủ và chính xác. Ngoài ra, TAIO còn cung cấp các tiện ích về phân bổ thuế và xử lý nghiệp vụ để phục vụ cho việc xuất các báo cáo Thuế và theo dõi công nợ của khách hàng.

3. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn. 

Toàn bộ các hóa đơn được upload lên hệ thống, đều được các robot tiến hành thực hiện kiểm tra và xác thực thông qua việc tự động tra cứu trên trang quản lý của Tổng Cục Thuế và bộ tiêu chí kiểm tra được xây dựng bởi đội ngũ chuyên gia kế toán, thuế nhiều năm kinh nghiệm. Nhờ vào tính năng này, kế toán doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng về vấn đề hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, giảm thiếu tối đa rủi ro phạt hành chính về quản lý hóa đơn.

Robot tra cứu hóa đơn

Hóa đơn được kiểm tra đầy đủ để xác định tính hợp lệ

Trường hợp hóa đơn không hợp lệ, sẽ ngay lập tức có thông báo cho người dùng

Thông báo ngay cho người dùng các trường hợp hóa đơn không hợp lệ.

4. TAIO cho phép người dùng kết xuất dữ liệu theo template yêu cầu.

File Excel dữ liệu đã trích xuất từ TAIO có thể tùy chỉnh theo mong muốn của người dùng để import được vào bất kỳ phần mềm kế toán nào mà doanh nghiệp đang sử dụng, hỗ trợ tối đa cho hoạt động của bộ phận Tài chính - Kế toán doanh nghiệp.

5. Dữ liệu đều được lưu trữ tập trung và dễ dàng tra cứu.

Toàn bộ dữ liệu hóa đơn được upload lên hệ thống sẽ đều được quản lý và lưu trữ tập trung. Người dùng có thể tra cứu nhanh chóng hình ảnh và thông tin hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau: Số hóa đơn; Ngày phát hành; Ngày tải lên; Kỳ kê khai; Loại hóa đơn; Mã số thuế; Nhà cung cấp/khách hàng; Tổng tiền; Trạng thái hóa đơn,…

TAIO là giải pháp quản lý hóa đơn thông minh giúp tự động nhập liệu – tự động kiểm tra – tự động lập báo cáo và quản lý toàn bộ hóa đơn tập trung, theo thời gian thực. Dựa trên dữ liệu hóa đơn đã xử lý, TAIO cung cấp các chức năng về theo dõi công nợ, theo dõi hàng tồn kho, gắn nhãn hóa đơn, đính kèm hồ sơ liên quan… để đem lại giải pháp toàn diện về quản lý hóa đơn cho bộ phận Tài chính – Kế toán.

Kết quả cuộc khảo sát do Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam (VINASA) thực hiện và công bố: Có tới 70% doanh nghiệp được khảo sát cho rằng, thúc đẩy chuyển đổi số trong toàn nền kinh tế là giải pháp quan trọng. Kết quả khảo sát này cho thấy, các doanh nghiệp đã hiểu rõ vai trò sống còn của chuyển đổi số. 

Nhưng thực hiện chuyển đổi số như thế nào? cách thức thực hiện nó ra sao? và quan trọng nhất là giải pháp nào phù hợp? thì đối với chính các doanh nghiệp này cũng không hề là một vấn đề đơn giản.

Tham gia ngay Workshop Online với chủ đề: 

“THỰC HÀNH GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ CHO BỘ PHẬN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN” 

Được tổ chức vào 09:00 ngày 17/09/2021 để tìm hiểu về chuyển đổi số và giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho doanh nghiệp.

Link đăng ký: https://workshoponline.taio.vn